Betriebsverpflegung in Deutschland, was Lohnsteuerrecht und Sozialversicherung verlangen

Das Wichtigste auf einen Blick

Betriebsverpflegung in Deutschland: die steuerlichen Grundlagen nach EStG

Wer Betriebsverpflegung organisiert, trifft zuerst eine steuerliche Entscheidung. Mahlzeiten, die Beschäftigte im Betrieb erhalten, sind grundsätzlich Arbeitslohn. Ob sie steuerfrei bleiben, hängt von der Rechtsgrundlage ab: Kantinenmahlzeiten, Essensmarken und Zuschüsse werden unterschiedlich behandelt.

Das EStG trennt zwei Wege: unentgeltlich oder verbilligt überlassene Mahlzeiten und geldwerte Zuschüsse. Für beide nennt das Gesetz eigene Voraussetzungen und eigene Bewertungsmaßstäbe. Die lohnsteuerliche Behandlung von Mahlzeiten und Verpflegungsleistungen steht im EStG auf gesetze-im-internet.

Für die Praxis gilt eine feste Reihenfolge: erst der Sachverhalt, dann der Wert, dann die Abrechnung. Wer erst am Monatsende nachrechnet, produziert Fehler in Lohnkonto und Beitragsnachweis.

Drei Wege der Verpflegung

Der erste Weg ist die eigene Kantine oder ein Fremdanbieter, der im Betrieb ausgibt. Der zweite ist der Essenszuschuss, ein Geldbetrag für Mahlzeiten. Der dritte sind Essensmarken oder Gutscheine, die an einer Ausgabestelle eingelöst werden.

Jeder Weg hat eigene Nachweispflichten. Die Kantine verlangt Aufzeichnungen über Ausgabetage und Preise. Der Zuschuss verlangt einen Zahlungsweg, der vom Arbeitslohn getrennt ist. Die Marke verlangt eine Abrechnung mit dem Ausgeber.

Erst einordnen, dann abrechnen

Eine falsche Einordnung wirkt doppelt: Sie verändert die Lohnsteuer und die Sozialversicherungsbeiträge. Bei einer Prüfung wird beides rückwirkend korrigiert, mit Säumniszuschlägen und Beitragsnachforderungen.

Deshalb gehört ein schriftlicher Ablauf zur Organisation. Er hält fest, welche Mahlzeit zu welchem Preis ausgegeben wird, wer sie ausgibt und wie sie im Lohnkonto erscheint.

Sachbezugswerte für Mahlzeiten nach EStG

Grundlage ist § 8 Abs. 2 EStG. Danach werden Sachbezüge mit dem üblichen Endpreis bewertet, Mahlzeiten aber mit amtlichen Pauschwerten. Diese Werte stehen in § 2 der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV). Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales passt sie in der Regel zum 1. Januar an.

Ab 1. Januar 2026 gelten nach § 2 SvEV 2,40 Euro für ein Frühstück und 4,60 Euro für ein Mittag- oder Abendessen. Die Werte für 2025 lagen bei 2,30 Euro und 4,40 Euro und dienen nur als historische Referenz. Maßgeblich ist der Wert, der im Monat der Ausgabe gilt, nicht der Wert am Tag der Bestellung oder Abrechnung.

Für die Abrechnung wird der Wert je ausgegebener Mahlzeit erfasst. Bei verbilligter Abgabe zahlen Beschäftigte den Differenzbetrag zwischen ihrem Preis und dem Sachbezugswert. Dieser Differenzbetrag ist der steuerpflichtige Sachbezug.

Zusätzlich bleiben Sachbezüge bis 50 Euro im Monat steuerfrei (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG). Für Mahlzeiten greift diese Freigrenze nicht, weil dafür die Sachbezugswerte gelten.

Vollverpflegung und Teilverpflegung

Bei Vollverpflegung werden Frühstück, Mittag- und Abendessen getrennt bewertet. Die Summe der Einzelwerte ergibt den anzusetzenden Betrag. Bei Teilverpflegung wird nur die tatsächlich ausgegebene Mahlzeit angesetzt.

Wichtig ist die Zählung. Eine Mahlzeit, die ausgegeben, aber nicht verzehrt wird, bleibt eine ausgegebene Mahlzeit. Wer Ausgabe und Verzehr vermischt, verliert die Nachvollziehbarkeit.

Preisermäßigungen und ihre Grenzen

Kantinen dürfen Mahlzeiten verbilligt abgeben. Der Preis muss aber so kalkuliert sein, dass der Sachbezugswert nicht unterschritten wird. Ein Preis unterhalb des Sachbezugswerts führt nicht zu einem negativen Sachbezug, sondern zu einem steuerpflichtigen Vorteil in Höhe des Differenzbetrags.

Betriebe sollten die Kalkulation schriftlich festhalten. Sie ist die Grundlage für die monatliche Abrechnung und für spätere Prüfungen.

Essenszuschüsse des Arbeitgebers und ihre Behandlung

Rechtsgrundlage für den Essenszuschuss ist § 3 Nr. 15 EStG. Steuerfrei bleibt er nur, wenn er zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gezahlt wird, für eine Mahlzeit verwendet wird und je Mahlzeit den amtlichen Sachbezugswert nicht übersteigt.

Konkret heißt das: höchstens in Höhe des amtlichen Sachbezugswerts je Mahlzeit bleibt der Zuschuss steuerfrei. Eine Umwandlung von Arbeitslohn in einen Essenszuschuss ist seit 2019 nicht mehr begünstigt.

Zusätzlich zum Arbeitslohn bedeutet: Der Anspruch auf den Zuschuss entsteht neu, er ersetzt keinen Lohnbestandteil. Ein Verzicht auf Gehalt zugunsten des Zuschusses erfüllt die Voraussetzung nicht.

Zuschuss statt Sachbezug und Abrechnung

Der Zuschuss unterscheidet sich vom Sachbezug in der Zahlungsrichtung. Beim Sachbezug gibt der Betrieb die Mahlzeit aus. Beim Zuschuss zahlt der Betrieb Geld an eine Ausgabestelle oder an Beschäftigte.

Beide Wege dürfen nicht doppelt genutzt werden. Wer eine Mahlzeit verbilligt abgibt und zusätzlich einen Zuschuss zahlt, muss prüfen, ob der Zuschuss noch steuerfrei ist.

Der Zuschuss wird im Lohnkonto als steuerfreie Leistung erfasst, mit Betrag und Zweck. Die Ausgabestelle bestätigt die Zahlung. Ohne diese Bestätigung fehlt der Nachweis, dass der Zuschuss tatsächlich für eine Mahlzeit verwendet wurde.

Bei digitalen Bezahlsystemen, etwa Sachbezugskarten von Edenred oder Pluxee, ersetzt der Transaktionsdatensatz die Papierbestätigung. Er muss dieselben Angaben enthalten: Datum, Betrag, Empfänger und Mahlzeit.

Kantinenregelungen und Abrechnung in der Praxis

Kantinenregelungen betreffen drei Gruppen: den Betreiber, den Arbeitgeber und die Beschäftigten. Der Betreiber gibt aus, der Arbeitgeber rechnet ab, die Beschäftigten zahlen den Eigenanteil.

Viele Unternehmen betreiben die Kantine nicht selbst. Große Caterer in Deutschland sind Compass Group mit der Marke Eurest, Aramark, Dussmann Service und apetito catering. Im Vertrag muss geregelt sein, wer die Ausgabe dokumentiert und wer die Meldungen an die Lohnabrechnung liefert.

Für die Vergabe gelten bei öffentlichen Auftraggebern die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) und die Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen (VOL). Private Auftraggeber können beide als Orientierung nutzen.

Tabelle: Wege der Verpflegung und ihre Behandlung

Jeder Weg braucht eine eigene Datenquelle. Wer alle Wege über eine Quelle abbildet, verliert den Nachweis.

Sozialversicherungsrechtliche Einordnung nach SGB IV

Zweiter Prüfmaßstab ist das SGB IV. § 14 SGB IV definiert das Arbeitsentgelt, § 17 SGB IV nimmt einzelne Sachleistungen von der Beitragspflicht aus. Die sozialversicherungsrechtliche Einordnung von Sachbezügen und Verpflegung steht im SGB IV auf gesetze-im-internet.

Grundsatz: Sachbezüge gehören zum Arbeitsentgelt, wenn sie dem Beschäftigten zufließen. Steuerfreie Leistungen sind nicht automatisch beitragsfrei. Entscheidend ist, ob die Leistung Entgeltcharakter hat.

Bei Kantinenmahlzeiten und Zuschüssen prüfen Arbeitgeber deshalb zwei Fragen. Erstens: Ist die Leistung steuerfrei? Zweitens: Ist sie beitragsfrei? Die Antworten können auseinanderfallen.

Beitragspflichtige Sachbezüge zählen zum Arbeitsentgelt und damit zur Geringfügigkeitsgrenze. Sie liegt 2026 bei 603 Euro im Monat und lag 2025 bei 556 Euro.

Beitragsfreie und beitragspflichtige Leistungen

Bestimmte Verpflegungsleistungen bleiben beitragsfrei. Dazu gehören Mahlzeiten, die aus betrieblichen Gründen ausgegeben werden, etwa bei Auswärtstätigkeit. Auch Zuschüsse, die nach § 3 Nr. 15 EStG steuerfrei sind, bleiben in der Regel beitragsfrei.

Andere Leistungen sind beitragspflichtig. Dazu gehören Mahlzeiten, die als Gegenleistung für die Arbeit gewährt werden und den Lohn ersetzen. Hier fällt Beitrag auf den Sachbezugswert an.

Zuständigkeit der Deutschen Rentenversicherung

Die Einordnung prüft die Deutsche Rentenversicherung nach § 28p SGB IV. Sie ist die zuständige Stelle für die versicherungsrechtliche Beurteilung und berät Arbeitgeber und Steuerberater zur Sozialversicherungspflicht in der Betriebsverpflegung. Die Informationen bündelt die Deutsche Rentenversicherung für Arbeitgeber.

Jeder Arbeitgeber wird in einem Prüfzyklus von vier Jahren geprüft. Wer eine neue Verpflegungsleistung einführt, kann die Beurteilung vorab klären. Das verhindert Nachforderungen bei der nächsten Prüfung.

Begriffe nachschlagen

Viele Begriffe der Verpflegungsabrechnung stammen aus dem Sozialversicherungsrecht. Arbeitsentgelt, Sachbezug und Entgeltzufluss sind dort definiert. Eine Definitionsquelle für sozialversicherungsrechtliche Begriffe bietet das Glossar der Deutschen Rentenversicherung.

Zusätzlich stellt das Bundesministerium für Arbeit und Soziales arbeits- und sozialrechtliche Regelungen für Beschäftigte in der Verpflegung bereit. Der Zugang zu diesen Regelungen findet sich auf der Startseite des Bundesministeriums für Arbeit.

Abrechnungspflichten des Arbeitgebers im Monatslauf

Der Arbeitgeber muss jede Verpflegungsleistung erfassen, bewerten und im Lohnkonto ausweisen. § 41 EStG verlangt das Lohnkonto für jeden Beschäftigten. Die Pflichten wiederholen sich jeden Monat.

Das Lohnkonto muss die Leistung erkennen lassen: Art, Betrag, Steuerfreiheit und Zeitraum. Bei Sachbezügen wird der angesetzte Wert eingetragen, bei Zuschüssen der gezahlte Betrag.

Der Beitragsnachweis an die Sozialversicherung muss mit dem Lohnkonto übereinstimmen. Abweichungen fallen bei der Prüfung auf und müssen erklärt werden.

Checkliste für den Monatsabschluss

Wer diese Liste monatlich abarbeitet, hat bei einer Prüfung alle Nachweise beisammen.

Fristen und Zuständigkeiten

Die Beiträge werden mit dem Beitragsnachweis gemeldet und bis zum drittletzten Bankarbeitstag des laufenden Monats gezahlt (§ 23 SGB IV). Die Lohnsteuer-Anmeldung ist bei monatlicher Abgabe bis zum 10. des Folgemonats fällig (§ 41a EStG). Verpflegungsleistungen laufen in diesem Rhythmus mit.

Zuständig ist die Lohnabrechnung, unterstützt von der Kantine oder dem Caterer. Die Schnittstelle zwischen beiden Stellen muss schriftlich geregelt sein.

Typische Fehlerquellen

Häufig fehlt die Zählung der ausgegebenen Mahlzeiten. Dann wird geschätzt, und Schätzungen halten einer Prüfung nicht stand.

Ein zweiter Fehler ist die Vermischung von Zuschuss und Sachbezug. Wer beides parallel abrechnet, ohne die Voraussetzungen zu prüfen, riskiert die Steuerfreiheit. Seit 2019 gilt außerdem das Zusätzlichkeitserfordernis: umgewandelter Arbeitslohn ist kein steuerfreier Zuschuss.

Ein dritter Fehler ist der fehlende Nachweis über die Verwendung des Zuschusses. Ohne Bestätigung der Ausgabestelle fehlt die Grundlage.

Dokumentation und Prüfung durch Betriebsprüfung und Rentenversicherung

Die Lohnsteuer-Außenprüfung regelt § 42f EStG, die Lohnsteuer-Nachschau § 42g EStG. Bei Verpflegungsleistungen sieht die Prüfung zuerst das Lohnkonto, dann die Ausgabebelege, dann die Verträge mit Caterern.

Die Deutsche Rentenversicherung prüft die sozialversicherungsrechtliche Einordnung nach § 28p SGB IV. Sie fragt nach der Grundlage der Beitragsfreiheit und nach der Höhe des angesetzten Sachbezugswerts.

Beide Prüfungen verlangen dieselbe Eigenschaft der Unterlagen: Nachvollziehbarkeit. Eine Leistung, die im Lohnkonto steht, muss sich bis zur Ausgabe zurückverfolgen lassen.

Praxisbeispiel: Kantine mit Zuschuss

Ein Betrieb in Niedersachsen betreibt eine Kantine mit Fremdcaterer. Der Caterer rechnet 6,50 Euro je Mittagessen ab, die Beschäftigten zahlen 2,50 Euro Eigenanteil, der Arbeitgeber zahlt 4,00 Euro Zuschuss je Mahlzeit.

Der Sachbezugswert liegt 2026 bei 4,60 Euro. Der steuerpflichtige Sachbezug beträgt 4,60 Euro minus 2,50 Euro Eigenanteil, also 2,10 Euro je Mahlzeit. Der Arbeitgeberzuschuss von 4,00 Euro bleibt nach § 3 Nr. 15 EStG steuerfrei, weil er den Sachbezugswert nicht übersteigt.

Der Caterer meldet monatlich die Zahl der ausgegebenen Mahlzeiten je Beschäftigten. Die Lohnabrechnung setzt den Sachbezugswert an, rechnet den Eigenanteil gegen und erfasst den Zuschuss als steuerfreie Leistung.

Bei der Prüfung legt der Betrieb drei Unterlagen vor: den Meldelauf des Caterers, das Lohnkonto und den Vertrag. Der Vertrag regelt die Meldepflichten und die Aufbewahrung der Ausgabedaten.

Praxisbeispiel: Essensmarken

Ein Betrieb in Sachsen gibt Essensmarken aus. Die Marken werden bei einer Ausgabestelle eingelöst. Der Betrieb rechnet monatlich mit dem Ausgeber ab.

Steuerlich entsteht der Sachbezug bei Einlösung der Marke, nicht bei Ausgabe. Die Abrechnung mit dem Ausgeber muss deshalb die eingelösten Marken ausweisen, nicht nur die ausgegebenen.

Fehlt diese Unterscheidung, wird der Sachbezug doppelt oder gar nicht erfasst. Beides führt zu Korrekturen.

Unterlagen für die Prüfung

Zur Prüfung gehören Lohnkonten, Ausgabebelege, Verträge und die Bestätigungen der Ausgabestellen. Bei digitalen Systemen kommen Exporte und Systembeschreibungen hinzu.

Die Unterlagen müssen die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen erfüllen. Wer sie nur im System vorhält, sollte den Export regelmäßig sichern.

Weitere Abrechnungsfälle: Auswärtstätigkeit und Vollverpflegung

Fall vier: Mahlzeit bei Auswärtstätigkeit. Die Verpflegungspauschale beträgt 28 Euro pro Tag und 14 Euro an An- und Abreisetagen (§ 9 Abs. 4a EStG). Stellt der Arbeitgeber eine Mahlzeit, kürzt sich die Pauschale um 20 Prozent für ein Frühstück und 40 Prozent für Mittag- oder Abendessen.

Fall fünf: Vollverpflegung an Veranstaltungstagen. Bei ganztägigen Veranstaltungen werden mehrere Mahlzeiten ausgegeben. Jede Mahlzeit wird einzeln nach dem Sachbezugswert bewertet, die Summe wird im Lohnkonto ausgewiesen.

Häufige Fragen

Was passiert, wenn der Zuschuss den Sachbezugswert übersteigt?

Dann ist der übersteigende Betrag steuerpflichtiger Arbeitslohn. Der steuerfreie Teil bleibt auf den Sachbezugswert je Mahlzeit begrenzt.