Wie Träger in Köln Betriebsverpflegung und Schulessen gemeinsam ausschreiben

Das Wichtigste auf einen Blick

Warum Köln Betriebsverpflegung und Schulessen gemeinsam ausschreibt

Köln hat viele Betriebskantinen, mehrere Messe- und Veranstaltungsstandorte und kommunale Schulträger mit eigenen Vergabestellen für Schulverpflegung. Wer diese Nachfrage bündelt, verhandelt aus einer stärkeren Position.

Ein gemeinsames Verfahren senkt den Aufwand pro Los. Kölner Schulträger vergeben Schulverpflegung für mehrere Standorte über die zentrale Vergabestelle, während Betriebsräte in Kölner Unternehmen ihre Kantinen meist eigenständig ausschreiben. Ein Dachverfahren mit mehreren Losen bündelt beide Nachfragen in einer Bekanntmachung.

Bündelung hat Grenzen. Schulessen folgt pädagogischen Anforderungen und dem DGE-Qualitätsstandard für die Verpflegung in Schulen. Veranstaltungsverpflegung folgt Spitzenlasten an Messetagen. Beides in einem Los erhöht das Risiko, dass kein Anbieter alle Teile gleich gut bedient.

Rechtlich steht die Ausschreibung in Deutschland auf zwei Ebenen. National gilt das Vergaberecht mit seinen Grundsätzen, die im Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen verankert sind: GWB - nichtamtliches Inhaltsverzeichnis. Oberhalb der Schwellenwerte greift zusätzlich die EU-Vergaberichtlinie als Grundlage für Ausschreibungen von Verpflegungsleistungen: Richtlinie - 2014/24 - EN - EUR-Lex.

Unterhalb der Schwellenwerte nutzen Kölner Vergabestellen die UVgO. Die frühere VOL/A ist in diesem Bereich abgelöst; wer noch mit ihren Strukturen arbeitet, findet den Hintergrund zur Abgrenzung hier: Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen, Wikipedia.

Verfahrensart, Bekanntmachung und Fristen festlegen

Kölner Vergabestellen wählen zwischen öffentlicher Ausschreibung, beschränkter Ausschreibung und Verhandlungsverfahren. Welche Verfahrensart zulässig ist und welche Mindestfristen für die Angebotsabgabe gelten, gibt die UVgO vor; die Fristen gehören mit Laufzeit und Bindung in den Vergabezeitplan.

Unterhalb der EU-Schwellenwerte genügt die Bekanntmachung auf dem Vergabemarktplatz NRW. Oberhalb der Schwellenwerte muss sie zusätzlich im Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union erscheinen, das als Tenders Electronic Daily (TED) abrufbar ist. Die jeweils geltenden Beträge veröffentlicht die EU-Kommission, in deutsches Recht übernommen werden sie in der Vergabeverordnung (VgV); sie werden regelmäßig angepasst und sind vor jeder Ausschreibung zu prüfen.

Rollen von Vergabestellen, Schulträgern und Caterern in Köln

Die Stadt Köln bündelt ihre Beschaffung zentral. Für Schulverpflegung kommt die fachliche Seite aus dem Schulverwaltungsamt und den Schulträgerstrukturen, die formalen Schritte liegen bei der zentralen Vergabestelle. Betriebsräte und Kantinenbetreiber in Unternehmen verhandeln dagegen eigenständig, oft mit Rahmenverträgen.

Messe-Caterer in Köln arbeiten mit anderen Mengenprofilen. Sie kalkulieren Standbetreuung, Konferenzpausen und Abendveranstaltungen mit stark schwankenden Gästezahlen. Ihre Stärke liegt in Logistik, Kühlkette und Personalplanung unter Zeitdruck.

Für ein gemeinsames Verfahren heißt das: Der Träger braucht Anbieter, die beide Profile abdecken können, oder er teilt in Lose. Ein Los Schulverpflegung, ein Los Veranstaltungsverpflegung, ein Los Kantinenbetrieb ist die übliche Lösung.

Prüfen Sie vor der Marktabfrage, welche Küchenstandorte im Stadtgebiet vorhanden sind. Wer Aufwärmküche mit Frischküche mischt, muss unterschiedliche Anforderungen an Ausgabe und Hygiene beschreiben.

Leistungsverzeichnis nach UVgO aufbauen: Positionen und Mengen

Das Leistungsverzeichnis ist der Kern der Ausschreibung. Es beschreibt, was wann, wo und in welcher Qualität geliefert wird. Pauschale Formulierungen wie täglich warmes Essen führen zu Nachträgen.

So gehen Sie vor:

Ein Praxisbeispiel: Ein Träger bündelt vier Kölner Schulstandorte mit 1.800 Essen täglich und sechs Veranstaltungstage im Jahr. Das Leistungsverzeichnis nennt für die Schulen Portionspreise mit Menülinien, für die Veranstaltungen Tagessätze mit Personalstunden. Ohne diese Trennung vergleichen Sie Angebote, die unterschiedliche Dinge kalkulieren.

Mengenangaben müssen nachvollziehbar sein. Legen Sie die Prognosewerte der letzten zwei Jahre offen und benennen Sie, wie mit Abweichungen umgegangen wird.

Nachweise, die Anbieter vorlegen müssen

Nachweise für Anbieter entscheiden über die Zulassung zum Verfahren. Fehlt einer, wird das Angebot ausgeschlossen, auch wenn der Preis stimmt.

Bei Schulessen kommen Nachweise zur Allergenkennzeichnung und zur Einhaltung des DGE-Qualitätsstandards hinzu. Bei Veranstaltungen fragen Vergabestellen zusätzlich nach Erfahrung mit Gästezahlen über 500 Personen.

Prüfen Sie Nachweise auf Aktualität. Eine drei Jahre alte Bescheinigung sagt wenig über den heutigen Betrieb.

Hygienevorgaben nach LMHV und HACCP im Leistungsverzeichnis

Hygiene ist kein Anhang, sondern Teil der Leistungsbeschreibung. Die rechtlichen Anforderungen an Lebensmittelhygiene und HACCP in Küchen in Deutschland stehen in der Lebensmittelhygieneverordnung: LMHV - nichtamtliches Inhaltsverzeichnis.

Das HACCP-Konzept verlangt, Gefahren zu identifizieren und kritische Kontrollpunkte festzulegen. Für Küchenabläufe bedeutet das: Wareneingang, Lagerung, Zubereitung, Ausgabe und Reinigung mit Messwerten und Verantwortlichkeiten. Grundlagen dazu fasst die Übersicht zusammen: Gefahrenanalyse und kritische Kontrollpunkte, Wikipedia.

Im Leistungsverzeichnis nach UVgO sollten Sie konkrete Vorgaben machen:

Formulieren Sie, wer die Dokumentation prüft. Ohne Kontrollrecht bleibt die Vorgabe wirkungslos.

Preisbildung und Wertungskriterien für Kölner Vergabestellen

Wertungskriterien und Preisbildung gehören zusammen. Wer nur den Preis wertet, bekommt das billigste Angebot, nicht das passende.

Kölner Vergabestellen werten bei Schulverpflegung und Kantinenbetrieb meist Preis, Qualität und Leistungsfähigkeit zusammen. Der Preisanteil liegt bei Verpflegungsleistungen häufig zwischen 40 und 60 Prozent, weil Portionspreise den größten Kostenblock bilden. Der Rest entfällt auf Menükonzept, Referenzen, Personaleinsatz und Hygieneorganisation.

Die Preisbildung muss vergleichbar sein. Lassen Sie Preise je Portion, je Veranstaltungstag und je Personalstunde getrennt ausweisen. Mischpreise verhindern den Vergleich.

Kalkulieren Sie die Folgekosten mit. Bei Schulessen zählen Ausgabepersonal, Geschirr und Spülung dazu, bei Veranstaltungen Auf- und Abbau. Diese Positionen gehören ins Leistungsverzeichnis, sonst tauchen sie als Nachtrag auf.

Ein Rechenbeispiel: Zwei Angebote nennen 4,20 Euro und 4,60 Euro je Portion. Das günstigere Angebot verlangt zusätzlich 0,35 Euro Ausgabepauschale. Der Vergleich dreht sich damit um.

Stolperfallen bei der Zusammenfassung zweier Verpflegungsarten

Die häufigste Stolperfalle ist ein zu großer Verfahrensumfang. Ein Anbieter, der Schulessen gut kann, muss nicht automatisch Messeverpflegung leisten. Umgekehrt gilt dasselbe.

Die zweite Falle sind unterschiedliche Vergaberegeln. Schulverpflegung läuft oft über Konzessionsmodelle, bei denen der Anbieter Erlöse erzielt. Veranstaltungsverpflegung läuft über Dienstleistungsverträge mit festen Preisen. Wer beides in einem Vertragstyp presst, erzeugt rechtliche Angriffsflächen.

Für Konzessionsmodelle in der Schulverpflegung gilt die Konzessionsvergabeverordnung (KonzVgV). Sie regelt Bekanntmachung, Fristen und Eignungsprüfung der Konzession und tritt neben die Vorschriften des GWB. Veranstaltungsverpflegung wird dagegen als Dienstleistungsauftrag nach der UVgO vergeben, oberhalb der Schwellenwerte nach der VgV. Prüfen Sie vor der Bündelung, welcher Vertragstyp für welches Los gilt.

Die dritte Falle ist die Mengenunsicherheit. Schulträger planen mit festen Essenszahlen, Veranstalter mit schwankenden Gästezahlen. Ein Vertrag braucht beide Logiken, sonst streiten die Parteien über Abnahmepflichten.

Die vierte Falle ist die Übergangszeit. In Köln laufen Schulverpflegungsverträge und Kantinenverträge zu unterschiedlichen Terminen aus. Die nordrhein-westfälischen Sommerferien sind das praktische Umstellungsfenster, weil dann keine Mittagsverpflegung anfällt.

Prüfen Sie zum Schluss, ob die Eignungskriterien zum Verfahren passen. Zu enge Kriterien schließen regionale Anbieter aus und verkleinern den Wettbewerb.

Häufige Fragen