Veranstaltungsverpflegung anfragen: Deutschland, Österreich und Schweiz

Das Wichtigste auf einen Blick

Veranstaltungsverpflegung anfragen: rechtlicher Rahmen in Deutschland

Wer Veranstaltungsverpflegung anfragen will, tut das selten in einem rechtsfreien Raum. Mit der Anfrage beginnt die Pflicht, das anwendbare Lebensmittelrecht zu prüfen. Maßgeblich ist zuerst das Recht am Ort der Tätigkeit, nicht der Sitz des Caterers.

Für Deutschland bedeutet das ein dreistufiges System. Die EU setzt den Rahmen, der Bund konkretisiert ihn, die Länder überwachen ihn. Kommunen erteilen die Erlaubnis nach dem Lebensmittel- und Futtermittelgesetzbuch, kurz LFGB, und kontrollieren vor Ort.

Das LFGB regelt unter anderem, dass Lebensmittel nur so hergestellt, behandelt und in Verkehr gebracht werden dürfen, dass sie gesundheitlich unbedenklich sind. Für Caterer ist das die zentrale Norm, aus der sich Sorgfalts- und Dokumentationspflichten ableiten. Die Systematik des LFGB ordnet auch die Verantwortung der Lebensmittelunternehmer, zu denen jeder Caterer zählt.

Zur Registrierung: Lebensmittelunternehmer müssen ihre Tätigkeit vor Beginn bei der örtlich zuständigen Lebensmittelüberwachungsbehörde anzeigen, in der Regel beim Ordnungs-, Veterinär- oder Gesundheitsamt der Stadt oder des Landkreises. Rechtsgrundlage ist die Registrierungspflicht nach Artikel 6 der Verordnung (EG) Nr. 852/2004; bei gewerblicher Tätigkeit kommt die Gewerbeanmeldung bei der Gemeinde hinzu.

Wichtig für die Angebotsphase: Ohne vollständige Angaben zu Ort, Zeit, Gästezahl, Speisenart und Ausgabeform lässt sich keine belastbare Rechtsprüfung vornehmen. Fehlt eine dieser Angaben, bleibt jedes Angebot ein Risiko.

Die Verantwortung für die Lebensmittelüberwachung liegt bei den Behörden der einzelnen Bundesländer, etwa bei Kreisordnungsbehörden in Nordrhein-Westfalen oder Gesundheitsämtern in Bayern. Die Struktur unterscheidet sich, die Pflichten nicht.

Für öffentliche Auftraggeber kommt zusätzlich das Vergaberecht hinzu, etwa die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) oder die VOL/A. Wer für Schulen, Kitas oder Betriebe kocht, muss die dortigen Leistungsbeschreibungen erfüllen, häufig orientiert am DGE-Qualitätsstandard für die Verpflegung in Schulen, Kitas oder Betrieben.

EU-Lebensmittelkennzeichnung für Caterer

Die gemeinsame Grundlage für Hygiene und HACCP in der Verpflegung ist die EU-Verordnung 852/2004. Sie verpflichtet Lebensmittelunternehmer zu Verfahren nach HACCP-Grundsätzen und zur Dokumentation. Sie gilt in Deutschland, Österreich und der Schweiz, wobei die Schweiz sie über das Lebensmittelgesetz übernommen hat.

Kennzeichnung und Hygiene sind zwei getrennte Regelungskreise. Die Hygiene regelt das Wie der Produktion, die Kennzeichnung das Was auf Etikett, Speiseplan oder Ausgabeschild. Für Caterer ist beides relevant, weil Speisen an einem anderen Ort als dem der Herstellung verzehrt werden.

Für die Kennzeichnung gilt in der EU die Lebensmittelinformationsverordnung. Sie verlangt unter anderem Angaben zu Allergenen und zu Zusatzstoffen. Bei loser Abgabe, wie sie bei Veranstaltungen typisch ist, müssen diese Informationen schriftlich verfügbar sein, etwa auf Karten, Schildern oder in einer Auslage.

Die 14 Allergene sind namentlich zu nennen, nicht nur als Kategorien. Wer Speisen in Buffetform anbietet, muss die Zuordnung erkennbar machen. Eine pauschale Erklärung, man könne Allergene nicht ausschließen, genügt nicht.

Die Liste nach Anhang II der Verordnung (EU) Nr. 1169/2011 umfasst: glutenhaltiges Getreide, Krebstiere, Eier, Fisch, Erdnüsse, Sojabohnen, Milch und Laktose, Schalenfrüchte (Nüsse), Sellerie, Senf, Sesamsamen, Schwefeldioxid und Sulfite, Lupinen und Weichtiere.

Die Kennzeichnungspflichten bündelt die Lebensmittelinformationsverordnung, Verordnung (EU) Nr. 1169/2011. Sie gilt unmittelbar in allen EU-Mitgliedstaaten, also in Deutschland wie in Österreich. Nationale Vorschriften ergänzen sie nur dort, wo die Verordnung Spielraum lässt, etwa bei der Art der Bereitstellung loser Ware.

Für den grenzüberschreitenden Einsatz kommt hinzu, dass Kennzeichnungen in der Amtssprache des Veranstaltungsorts verständlich sein müssen. Deutsch genügt in Deutschland und Österreich, in der Schweiz ist Deutsch eine der Amtssprachen, in der Westschweiz jedoch Französisch.

Nationale Zusatzregeln und Hygienevorgaben nach LMHV

Die Lebensmittelhygieneverordnung, kurz LMHV, konkretisiert in Deutschland die europäischen Vorgaben. Sie verpflichtet unter anderem zur Schulung des Personals und zur Einhaltung von Temperaturvorgaben. Die LMHV im Volltext ist die erste Adresse für die betriebliche Umsetzung.

Die LMHV und ihre Anlagen nennen konkrete Temperaturgrenzen. Leicht verderbliche Lebensmittel müssen bei höchstens 7 Grad Celsius gekühlt werden, Hackfleisch bei höchstens 2 Grad, Geflügel bei höchstens 4 Grad. Tiefkühlkost ist bei mindestens minus 18 Grad zu lagern, Heißhaltung bei mindestens 65 Grad.

Beschäftigte müssen vor Tätigkeitsbeginn und danach alle zwei Jahre nach § 43 Infektionsschutzgesetz belehrt werden. Die Bescheinigung des Gesundheitsamts ist bei Kontrollen vorzulegen.

Ein häufiger Fehler bei Angeboten ist die Annahme, ein bestehendes HACCP-Konzept lasse sich unverändert auf jeden Veranstaltungsort übertragen. Tatsächlich muss es an die jeweilige Küche, die Ausgabestelle und die Speisenauswahl angepasst werden. Ein Zeltlager mit Grillausgabe verlangt andere Lenkungspunkte als ein Bankett in einem Hotel.

Die Überwachung liegt bei den Ländern; unangemeldete Kontrollen sind möglich. Beanstandungen können Bußgelder und im Wiederholungsfall Gewerbeverbote nach sich ziehen.

Für die Planung bedeutet das: HACCP-Dokumente, Schulungsnachweise, Reinigungspläne und Temperaturprotokolle gehören in die Angebotsmappe. Wer Veranstaltungsverpflegung anfragen muss, sollte diese Unterlagen vom Caterer einfordern, bevor der Vertrag unterschrieben wird.

Aufträge in Österreich: zusätzliche Pflichten

Österreich wendet EU-Recht an, hat aber eigene Vollzugsstrukturen und Zusatzregeln. Zuständig sind die Bezirksverwaltungsbehörden und die Landeshauptmänner, kontrolliert wird durch die Lebensmittelaufsicht der Länder. Für Caterer bedeutet das einen anderen Ansprechpartner als in Deutschland.

Auf österreichischer Seite sind das Lebensmittelsicherheits- und Verbraucherschutzgesetz (LMSVG) und die österreichische Lebensmittelhygieneverordnung einschlägig; sie setzen die EU-Vorgaben um. Hinzu kommt die Registrierungspflicht vor Tätigkeitsbeginn. Die Registrierung erfolgt bei der örtlich zuständigen Bezirksverwaltungsbehörde, der auch die Betriebsanlage gemeldet wird.

Für Veranstaltungen gilt in Österreich eine Besonderheit. Bestimmte Tätigkeiten, etwa das Abgeben von Speisen bei Festen durch Vereine, sind erleichtert, sofern sie nicht gewerbsmäßig erfolgen. Ein deutscher Caterer, der in Österreich gewerblich auftritt, fällt nicht unter diese Erleichterung.

Die Kennzeichnung folgt ebenfalls EU-Recht, doch die Allergeninformation muss in Österreich verpflichtend schriftlich vorliegen. Wer Speisen in loser Form abgibt, braucht eine schriftliche Allergenliste an der Ausgabestelle.

Praktisch relevant ist die Sprache. Deutsch ist Amtssprache, österreichische Behörden akzeptieren deutsche Dokumente in der Regel. Bei Speisekarten und Aushängen sind österreichische Bezeichnungen üblich, etwa für Fleisch- und Wurstwaren. Das ist kein Rechtsproblem, aber ein Kommunikationsrisiko.

Ein weiterer Punkt betrifft das Personal. Wer in Österreich tätig wird, muss die österreichischen Hygieneschulungen nachweisen können. Deutsche Schulungsnachweise werden häufig anerkannt, aber nicht automatisch. Vor dem ersten Auftrag sollte das mit der zuständigen Bezirksverwaltungsbehörde geklärt werden.

Aufträge in der Schweiz: zusätzliche Pflichten

Die Schweiz ist nicht EU-Mitglied, wendet aber ein vergleichbares Lebensmittelrecht an. Grundlage ist das Lebensmittelgesetz mit der Lebensmittel- und Gebrauchsgegenständeverordnung. Die Verordnung 852/2004 gilt nicht unmittelbar, ihre Inhalte sind jedoch weitgehend übernommen.

Zuständig sind die Kantone. Im Kanton Zürich erteilt das Kantonale Laboratorium die Bewilligung, im Kanton Bern das Amt für Lebensmittelsicherheit und Veterinärwesen. Jeder weitere Kanton hat seine eigene Vollzugsstelle, die vor dem ersten Einsatz zu kontaktieren ist. Wer dort kocht, braucht eine kantonale Bewilligung, nicht eine deutsche Erlaubnis. Das gilt auch für ausländische Caterer, die vorübergehend tätig werden.

Für die Kennzeichnung gilt die schweizerische Lebensmittelinformationsverordnung. Sie ähnelt der EU-Regelung, weicht aber in Details ab, etwa bei den Nährwertangaben und bei der Kennzeichnung von Allergenen. Wer deutsche Etiketten unverändert einsetzt, riskiert Beanstandungen.

Sprachlich ist die Schweiz anspruchsvoller. In der Deutschschweiz genügt Deutsch, in der Romandie ist Französisch erforderlich, im Tessin Italienisch. Für Veranstaltungen mit Publikum aus mehreren Landesteilen sind mehrsprachige Allergenlisten die sichere Lösung.

Ein oft übersehener Punkt ist der Zoll. Speisen und Zutaten, die aus Deutschland eingeführt werden, unterliegen den schweizerischen Einfuhrvorschriften. Für die Zollabfertigung ist das Bundesamt für Zoll und Grenzsicherheit (BAZG) zuständig, für Lebensmittel tierischer Herkunft das Bundesamt für Lebensmittelsicherheit und Veterinärwesen (BLV). Für Fleisch- und Milchprodukte gelten besondere Regeln; wer mit eigenen Zutaten anreist, klärt die Einfuhr vorab mit diesen Stellen.

Grenzüberschreitende Logistik und Dokumentation

Bei Auslandsaufträgen entscheidet die Dokumentation über den Erfolg. Eine Kontrolle in Österreich oder der Schweiz fragt zuerst nach Nachweisen, nicht nach der Küche. Wer die Mappe nicht dabei hat, verliert Zeit und manchmal den Auftrag.

Die Mappe sollte in der Sprache des Einsatzlandes vorliegen. Ein HACCP-Plan auf Deutsch ist in der Westschweiz wenig hilfreich. Für Österreich genügt Deutsch, für die Schweiz sollte je nach Region Französisch oder Italienisch ergänzt werden.

Bei grenzüberschreitenden Veranstaltungen können zusätzlich reisevertragsrechtliche Normen relevant werden, etwa § 651a BGB zum Reisevertrag. Ob sie greifen, hängt davon ab, ob Verpflegung und Rahmenprogramm als Reiseleistung verkauft werden.

Die folgende Übersicht fasst die wichtigsten Unterschiede zusammen.

Die Logistik folgt denselben Grundsätzen wie die Dokumentation. Kühlketten müssen über Grenzen hinweg lückenlos sein. Bei längeren Transporten sind Temperaturprotokolle und geeignete Fahrzeuge Pflicht.

Ein Praxisbeispiel: Ein Caterer aus Bayern übernimmt die Verpflegung einer Tagung in Salzburg. Er braucht eine österreichische Registrierung, einen an den Veranstaltungsort angepassten HACCP-Plan, schriftliche Allergenlisten und Personal mit anerkannten Schulungsnachweisen. Die deutsche Erlaubnis allein genügt nicht.

Checkliste für Caterer mit Auslandsaufträgen

Die folgende Liste lässt sich vor jedem Angebot abarbeiten. Obwohl sie keine Rechtsberatung bietet, verhindert sie die häufigsten Lücken.

Wer diese Punkte abarbeitet, kann Veranstaltungsverpflegung anfragen, ohne im Nachhinein Rechtsrisiken zu tragen. Der Aufwand liegt vor dem Angebot, nicht nach der Veranstaltung.

Häufige Fragen