Leitfaden zur Veranstaltungsverpflegung in Deutschland und den Nachbarländern

Das Wichtigste auf einen Blick

• Wer Veranstaltungsverpflegung anfragen will, muss vor der Kalkulation klären, welches nationale Lebensmittelrecht am Veranstaltungsort gilt.
• Die EU-Verordnung 852/2004 bildet die gemeinsame Grundlage für Hygiene und HACCP in jeder Küche.
• In Deutschland ergänzen LMHV, LFGB und die Kennzeichnungsverordnungen der Teillisten C und R das EU-Recht.
• Österreich und die Schweiz haben eigene Zusatzregeln, die deutsche Nachweise nicht automatisch ersetzen.
• Eine Dokumentenmappe mit HACCP-Plan, Kennzeichnungsmustern und Gewerbenachweisen gehört in jedes Auslandsangebot.

Veranstaltungsverpflegung anfragen: rechtlicher Rahmen in Deutschland

Wer Veranstaltungsverpflegung anfragen will, tut das selten in einem rechtsfreien Raum. Mit der Anfrage beginnt die Pflicht, das anwendbare Lebensmittelrecht zu prüfen. Maßgeblich ist zuerst das Recht am Ort der Tätigkeit, nicht der Sitz des Caterers.

Für Deutschland bedeutet das ein dreistufiges System. Die EU setzt den Rahmen, der Bund konkretisiert ihn, die Länder überwachen ihn. Kommunen erteilen die Erlaubnis nach dem Lebensmittel- und Futtermittelgesetzbuch, kurz LFGB, und kontrollieren vor Ort.

Das LFGB regelt unter anderem, dass Lebensmittel nur so hergestellt, behandelt und in Verkehr gebracht werden dürfen, dass sie gesundheitlich unbedenklich sind. Für Caterer ist das die zentrale Norm, aus der sich Sorgfalts- und Dokumentationspflichten ableiten. Die Systematik des LFGB ordnet auch die Verantwortung der Lebensmittelunternehmer, zu denen jeder Caterer zählt.

Wichtig für die Angebotsphase: Ohne vollständige Angaben zu Ort, Zeit, Gästezahl, Speisenart und Ausgabeform lässt sich keine belastbare Rechtsprüfung vornehmen. Fehlt eine dieser Angaben, bleibt jedes Angebot ein Risiko.

Die Verantwortung für die Lebensmittelüberwachung liegt bei den Behörden der einzelnen Bundesländer. In Nordrhein-Westfalen sind das die Kreisordnungsbehörden, in Bayern die Gesundheitsämter, in Baden-Württemberg und Niedersachsen die Veterinär- und Lebensmittelüberwachungsämter. In Hessen, Sachsen, Berlin und Rheinland-Pfalz gelten eigene Organisationsformen. Die Struktur unterscheidet sich, die Pflichten nicht.

Für öffentliche Auftraggeber kommt zusätzlich das Vergaberecht hinzu, etwa die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) oder die VOL/A. Wer für Schulen, Kitas oder Betriebe kocht, muss die dortigen Leistungsbeschreibungen erfüllen, häufig orientiert am DGE-Qualitätsstandard für die Verpflegung in Schulen, Kitas oder Betrieben.

EU-Lebensmittelkennzeichnung für Caterer

Die gemeinsame Grundlage für Hygiene und HACCP in der Verpflegung ist die EU-Verordnung 852/2004. Sie verpflichtet Lebensmittelunternehmer zu Verfahren nach HACCP-Grundsätzen und zur Dokumentation. Sie gilt in Deutschland, Österreich und der Schweiz, wobei die Schweiz sie über das Lebensmittelgesetz übernommen hat.

Kennzeichnung und Hygiene sind zwei getrennte Regelungskreise. Die Hygiene regelt das Wie der Produktion, die Kennzeichnung das Was auf Etikett, Speiseplan oder Ausgabeschild. Für Caterer ist beides relevant, weil Speisen an einem anderen Ort als dem der Herstellung verzehrt werden.

Für die Kennzeichnung gilt in der EU die Lebensmittelinformationsverordnung. Sie verlangt unter anderem Angaben zu Allergenen und zu Zusatzstoffen. Bei loser Abgabe, wie sie bei Veranstaltungen typisch ist, müssen diese Informationen schriftlich verfügbar sein, etwa auf Karten, Schildern oder in einer Auslage.

Die 14 Allergene sind namentlich zu nennen, nicht nur als Kategorien. Wer Speisen in Buffetform anbietet, muss die Zuordnung erkennbar machen. Eine pauschale Erklärung, man könne Allergene nicht ausschließen, genügt nicht.

Die deutsche Umsetzung der Kennzeichnungsvorschriften findet sich in mehreren Gesetzen und Verordnungen. Eine Übersicht bietet die Teilliste C mit Kennzeichnungsnormen, in der die einschlägigen Vorschriften gebündelt sind.

Für den grenzüberschreitenden Einsatz kommt hinzu, dass Kennzeichnungen in der Amtssprache des Veranstaltungsorts verständlich sein müssen. Deutsch genügt in Deutschland und Österreich, in der Schweiz ist Deutsch eine der Amtssprachen, in der Westschweiz jedoch Französisch.

Nationale Zusatzregeln und Hygienevorgaben nach LMHV

Die Lebensmittelhygieneverordnung, kurz LMHV, konkretisiert in Deutschland die europäischen Vorgaben. Sie verpflichtet unter anderem zur Schulung des Personals, zur Einhaltung von Temperaturvorgaben und zur Einrichtung von HACCP-Konzepten. Die LMHV im Volltext ist die erste Adresse für die betriebliche Umsetzung.

HACCP bedeutet hier nicht Papier, sondern Prozess. Gefahren müssen identifiziert, kritische Lenkungspunkte festgelegt und überwacht werden. Für Caterer sind das typischerweise Kühlkette, Heißhaltung, Kühlung nach dem Garen und die Reinigung von Ausgabestellen.

Die LMHV verlangt außerdem, dass Personen, die mit leicht verderblichen Lebensmitteln umgehen, über Kenntnisse nach dem Infektionsschutzgesetz verfügen. Die Bescheinigung des Gesundheitsamts ist bei Kontrollen vorzulegen.

Ein häufiger Fehler bei Angeboten ist die Annahme, ein bestehendes HACCP-Konzept lasse sich unverändert auf jeden Veranstaltungsort übertragen. Tatsächlich muss es an die jeweilige Küche, die Ausgabestelle und die Speisenauswahl angepasst werden. Ein Zeltlager mit Grillausgabe verlangt andere Lenkungspunkte als ein Bankett in einem Hotel.

Die Überwachung liegt bei den Ländern. Betriebe in Bayern, Baden-Württemberg, Nordrhein-Westfalen und Niedersachsen müssen mit unangemeldeten Kontrollen rechnen. Dasselbe gilt in Hessen, Sachsen, Berlin und Rheinland-Pfalz. Beanstandungen können Bußgelder und im Wiederholungsfall Gewerbeverbote nach sich ziehen.

Für die Planung bedeutet das: HACCP-Dokumente, Schulungsnachweise, Reinigungspläne und Temperaturprotokolle gehören in die Angebotsmappe. Wer Veranstaltungsverpflegung anfragen muss, sollte diese Unterlagen vom Caterer einfordern, bevor der Vertrag unterschrieben wird.

Aufträge in Österreich: zusätzliche Pflichten

Österreich wendet EU-Recht an, hat aber eigene Vollzugsstrukturen und Zusatzregeln. Zuständig sind die Bezirksverwaltungsbehörden und die Landeshauptmänner, kontrolliert wird durch die Lebensmittelaufsicht der Länder. Für Caterer bedeutet das einen anderen Ansprechpartner als in Deutschland.

Die österreichische Lebensmittelhygieneverordnung und das Lebensmittelsicherheits- und Verbraucherschutzgesetz setzen die EU-Vorgaben um. Hinzu kommt die Registrierungspflicht: Jeder Lebensmittelunternehmer muss sich bei der zuständigen Behörde registrieren, bevor er tätig wird.

Für Veranstaltungen gilt in Österreich eine Besonderheit. Bestimmte Tätigkeiten, etwa das Abgeben von Speisen bei Festen durch Vereine, sind erleichtert, sofern sie nicht gewerbsmäßig erfolgen. Ein deutscher Caterer, der in Österreich gewerblich auftritt, fällt nicht unter diese Erleichterung.

Die Kennzeichnung folgt ebenfalls EU-Recht, doch die Allergeninformation muss in Österreich verpflichtend schriftlich vorliegen. Mündliche Auskunft allein reicht nicht. Wer Speisen in loser Form abgibt, braucht eine schriftliche Allergenliste an der Ausgabestelle.

Praktisch relevant ist die Sprache. Deutsch ist Amtssprache, österreichische Behörden akzeptieren deutsche Dokumente in der Regel. Bei Speisekarten und Aushängen sind österreichische Bezeichnungen üblich, etwa für Fleisch- und Wurstwaren. Das ist kein Rechtsproblem, aber ein Kommunikationsrisiko.

Ein weiterer Punkt betrifft das Personal. Wer in Österreich tätig wird, muss die österreichischen Hygieneschulungen nachweisen können. Deutsche Schulungsnachweise werden häufig anerkannt, aber nicht automatisch. Vor dem ersten Auftrag sollte das mit der zuständigen Bezirksverwaltungsbehörde geklärt werden.

Aufträge in der Schweiz: zusätzliche Pflichten

Die Schweiz ist nicht EU-Mitglied, wendet aber ein vergleichbares Lebensmittelrecht an. Grundlage ist das Lebensmittelgesetz mit der Lebensmittel- und Gebrauchsgegenständeverordnung. Die Verordnung 852/2004 gilt nicht unmittelbar, ihre Inhalte sind jedoch weitgehend übernommen.

Zuständig sind die Kantone. Jeder Kanton hat ein Laboratorium oder eine Lebensmittelkontrolle, die Betriebe bewilligt und kontrolliert. Wer in Zürich, Bern oder Genf kocht, braucht eine kantonale Bewilligung, nicht eine deutsche Erlaubnis.

Die Schweiz verlangt eine Bewilligungspflicht für den Umgang mit Lebensmitteln. Anders als in Deutschland, wo die Registrierung genügt, muss in vielen Kantonen vorab eine Bewilligung eingeholt werden. Das gilt auch für ausländische Caterer, die vorübergehend tätig werden.

Für die Kennzeichnung gilt die schweizerische Lebensmittelinformationsverordnung. Sie ähnelt der EU-Regelung, weicht aber in Details ab, etwa bei den Nährwertangaben und bei der Kennzeichnung von Allergenen. Wer deutsche Etiketten unverändert einsetzt, riskiert Beanstandungen.

Sprachlich ist die Schweiz anspruchsvoller. In der Deutschschweiz genügt Deutsch, in der Romandie ist Französisch erforderlich, im Tessin Italienisch. Für Veranstaltungen mit Publikum aus mehreren Landesteilen sind mehrsprachige Allergenlisten die sichere Lösung.

Ein oft übersehener Punkt ist der Zoll. Speisen und Zutaten, die aus Deutschland eingeführt werden, unterliegen den schweizerischen Einfuhrvorschriften. Für Fleisch- und Milchprodukte gelten besondere Regeln. Wer mit eigenen Zutaten anreist, sollte die Einfuhr vorab klären.

Grenzüberschreitende Logistik und Dokumentation

Bei Auslandsaufträgen entscheidet die Dokumentation über den Erfolg. Eine Kontrolle in Österreich oder der Schweiz fragt zuerst nach Nachweisen, nicht nach der Küche. Wer die Mappe nicht dabei hat, verliert Zeit und manchmal den Auftrag.

Die Mappe sollte in der Sprache des Einsatzlandes vorliegen. Ein HACCP-Plan auf Deutsch ist in der Westschweiz wenig hilfreich. Für Österreich genügt Deutsch, für die Schweiz sollte je nach Region Französisch oder Italienisch ergänzt werden.

Für Vorschriften mit Bezug zu Reise- und Veranstaltungsrecht lohnt ein Blick in die Teilliste R zum Veranstaltungsrecht. Dort finden sich Normen, die bei grenzüberschreitenden Veranstaltungen relevant werden können.

Die folgende Übersicht fasst die wichtigsten Unterschiede zusammen.

Kriterium	Deutschland	Österreich	Schweiz
EU-Verordnung 852/2004	gilt unmittelbar	gilt unmittelbar	nicht unmittelbar, Inhalte übernommen
Zulassung	Registrierung, teils Erlaubnis	Registrierung	kantonale Bewilligung
Zuständige Behörde	Länder und Kommunen	Bezirksverwaltungsbehörden	Kantonale Lebensmittelkontrolle
Allergeninformation	schriftlich verfügbar	schriftlich verpflichtend	nach nationalem Recht
Sprache der Dokumente	Deutsch	Deutsch	Deutsch, Französisch, Italienisch

Die Logistik folgt denselben Grundsätzen wie die Dokumentation. Kühlketten müssen über Grenzen hinweg lückenlos sein. Bei längeren Transporten sind Temperaturprotokolle und geeignete Fahrzeuge Pflicht.

Ein Praxisbeispiel: Ein Caterer aus Bayern übernimmt die Verpflegung einer Tagung in Salzburg. Er braucht eine österreichische Registrierung, einen an den Veranstaltungsort angepassten HACCP-Plan, schriftliche Allergenlisten und Personal mit anerkannten Schulungsnachweisen. Die deutsche Erlaubnis allein genügt nicht.

Checkliste für Caterer mit Auslandsaufträgen

Die folgende Liste lässt sich vor jedem Angebot abarbeiten. Obwohl sie keine Rechtsberatung bietet, verhindert sie die häufigsten Lücken.

• Veranstaltungsort, Datum, Gästezahl und Ausgabeform schriftlich fixiert
• Zuständige Behörde am Veranstaltungsort ermittelt und kontaktiert
• Registrierung oder Bewilligung beantragt, Bearbeitungszeit eingeplant
• HACCP-Plan an Küche, Ausgabestelle und Speisenauswahl angepasst
• Allergenlisten in der Amtssprache des Veranstaltungsorts erstellt
• Schulungsnachweise und Infektionsschutzbescheinigungen geprüft
• Kühlkette und Temperaturprotokolle für den Transport organisiert
• Einfuhr- und Zollfragen für mitgebrachte Zutaten geklärt
• Versicherungsschutz für die Tätigkeit im Ausland bestätigt
• Dokumentenmappe in Papierform und digital vorbereitet

Wer diese Punkte abarbeitet, kann Veranstaltungsverpflegung anfragen, ohne im Nachhinein Rechtsrisiken zu tragen. Der Aufwand liegt vor dem Angebot, nicht nach der Veranstaltung.

Häufige Fragen

Gilt die EU-Verordnung 852/2004 auch in der Schweiz? Nein, die Schweiz ist nicht EU-Mitglied. Sie hat die Inhalte weitgehend in nationales Recht übernommen, die Verordnung gilt aber nicht unmittelbar.

Reicht eine deutsche Gewerbeerlaubnis für Aufträge in Österreich? Nein. In Österreich ist eine Registrierung bei der zuständigen Behörde nötig. Zusätzlich müssen Schulungsnachweise anerkannt sein.

Muss die Allergeninformation bei Buffets schriftlich vorliegen? In Deutschland muss sie schriftlich verfügbar sein, in Österreich ist sie verpflichtend schriftlich. Mündliche Auskunft allein genügt in beiden Ländern nicht.

Was passiert bei einer Kontrolle ohne HACCP-Dokumente? Es drohen Beanstandungen, Bußgelder und im Wiederholungsfall weitergehende Maßnahmen. Die Dokumente gehören deshalb in die Angebotsmappe.

Wer überwacht Caterer in Deutschland? Die Lebensmittelüberwachung der Länder, organisiert über Kreisordnungsbehörden, Gesundheitsämter und Veterinärämter. Die Struktur unterscheidet sich je nach Bundesland.

Braucht ein deutscher Caterer für die Schweiz eine Bewilligung? In vielen Kantonen ja. Anders als in Deutschland genügt die Registrierung nicht immer, die Bewilligung muss vorab eingeholt werden.