Verpflegungskosten im Betrieb: Kostenarten trennen und Soll-Ist-Vergleich aufsetzen

Das Wichtigste auf einen Blick

Kosten der Verpflegung sauber erfassen statt pauschal schätzen

Eine Pauschale pro Kopf verdeckt, wo das Geld tatsächlich hingeht. Die Kostenartenrechnung geht anders vor: Sie sortiert die Kosten, die in einem Monat, Quartal oder Jahr anfallen, und addiert sie. Als Struktur dienen die Konten, die Sie ohnehin in Ihrer Buchführung verwenden, etwa Personalkosten, Kfz-Kosten oder Bürokosten.

Für die Betriebsverpflegung heißt das: Sie übernehmen diese grobe Gliederung und ergänzen die Positionen, die typisch für Küche, Ausgabe und Ware sind. Wichtig ist ein einheitlicher Zeitraum. Wer Monat und Jahr mischt, kann später keine Abweichung sinnvoll bewerten.

Steuerliche Fragen zur Verpflegung klären Sie getrennt vom Kostenaufbau, denn sie gehören nicht in die Kostenartenrechnung. Zur steuerlichen Behandlung von Gesundheitsmaßnahmen kann das BMG keine rechtsverbindlichen Auskünfte erteilen; für Rechtssicherheit verweist es auf eine Anrufungsauskunft beim zuständigen Betriebsstättenfinanzamt nach § 42e EStG.

Kostenarten an die Konten anlehnen und fix von variabel trennen

Der Nutzen der Kostenartenrechnung entsteht durch die zweite Ebene. Sie unterteilen die Konten weiter, etwa Bürokosten in Büromaterial, Telefon und Porto. So wird sichtbar, welche Kosten fix und welche variabel sind.

Fixe Kosten fallen unabhängig von der produzierten Menge an. Variable Kosten lassen sich einzelnen Aufträgen zurechnen, etwa der Wareneinkauf. Ein Pauschalbetrag pro Essen zählt dagegen den fixen Anteil nicht mit.

Für den Deckungsbeitrag gibt es einen einfachen Rechenweg: Erlöse minus variable Kosten. Das Ergebnis zeigt, welchen Beitrag ein Essen oder eine Veranstaltung zur Deckung der fixen Kosten leistet.

Die Tabelle ist ein Arbeitsschema für Ihre eigene Zuordnung. Sie zeigt je Kostenart, ob sie fix oder variabel ist und wo sie in der Buchführung wiederzufinden ist. Kostensätze stehen bewusst nicht darin – sie kommen aus Ihren eigenen Konten.

Bei Strom ist die Trennung nicht eindeutig. Ein Grundverbrauch läuft unabhängig von der Essenszahl, der Verbrauch beim Kochen steigt mit ihr. Solche Mischpositionen sollten Sie aufteilen, statt sie einer Seite zuzuschlagen.

Verpflegungsspezifische Kostentreiber sichtbar machen

Wareneinsatz je Portion, Menüplanung, Ausgabe- und Bestellsysteme sowie die Zahl der Essen pro Tag bewegen die Verpflegungskosten am stärksten. Führen Sie sie als eigene Unterpositionen, zeigt der Soll-Ist-Vergleich sofort, ob eine Abweichung am Einkauf, an der Planung oder an der Ausgabe hängt.

In der Gemeinschaftsverpflegung – Kita, Klinik oder Seniorenheim – ist die Essenszahl vergleichsweise planbar, dort lassen sich Soll-Werte gut aus den Vorperioden ableiten. In der Veranstaltungsverpflegung schwankt die Gästezahl mit jedem Termin, und Aufbau, Service und Abbau schlagen als Personal- und Energiekosten zu Buche. Solche Spitzen gehören getrennt geplant statt in einer Sammelposition versteckt.

Soll und Ist vergleichen und die Grenzen des Vergleichs beachten

Beim Soll-Ist-Vergleich stellen Sie die geplanten Erlöse und Kosten den tatsächlichen gegenüber. Welche Ursachen eine Abweichung hat, prüfen Sie am konkreten Konto. Ein Beispiel aus dem Controlling-Leitfaden: Der Wareneinkauf war teurer als geplant; als mögliche Reaktion können Sie günstigere Lieferanten suchen.

Legen Sie den Soll-Wert deshalb auf Ebene der Kostenart fest, nicht nur als Gesamtsumme. Dann zeigt die Abweichung nicht nur, dass etwas teurer wurde, sondern welcher Posten sie ausgelöst hat.

Eine Grenze sollten Sie kennen: Wegen noch nicht realisierter Einnahmen und Ausgaben sagt der Soll-Ist-Vergleich nichts über Gewinn oder Liquidität aus. Er ist ein Steuerungsinstrument für Kosten und Erlöse, keine Gewinnrechnung.

Eine weitere Einschränkung ist praktischer Natur: Die Kostenartenrechnung sollten Sie an den Kontenrahmen anlehnen, den Ihre Buchführung verwendet. In Deutschland sind das vor allem SKR 03 und SKR 04; in beiden haben Wareneingang, Personalkosten und Raumkosten eigene Konten, und in Buchhaltungsprogrammen wie DATEV sind diese Kontenrahmen hinterlegt. Ohne diese Anlehnung bleibt die Zuordnung willkürlich und der Vergleich zwischen den Perioden verliert seine Grundlage.

Häufige Fragen

Wie oft sollte ich den Soll-Ist-Vergleich durchführen?

Eine feste Vorgabe gibt es nicht. Sinnvoll ist ein Rhythmus, der zum Zeitraum Ihrer Kostenartenrechnung passt, also etwa monatlich oder quartalsweise. Entscheidend ist, dass Soll und Ist denselben Zeitraum abdecken.

Muss ich jede Kostenposition in fix und variabel trennen?

Nein. Eindeutige Positionen lassen sich direkt zuordnen, etwa der Wareneinkauf als variabel oder Pacht als fix. Nur Mischpositionen wie Strom benötigen eine Aufteilung. Diese Trennung hilft dabei, den Deckungsbeitrag zu berechnen.

Ersetzt der Soll-Ist-Vergleich die Gewinnrechnung?

Nein. Er vergleicht geplante und tatsächliche Werte, lässt aber noch nicht realisierte Einnahmen und Ausgaben außer Betracht. Für Gewinn oder Liquidität brauchen Sie eine separate Rechnung, etwa die Gewinn- und Verlustrechnung.