Veranstaltungsverpflegung planen: Phasen, Recht, Nachweise

Das Wichtigste auf einen Blick

Die zehn Fact Sheets des Catering-Leitfadens geben die Reihenfolge vor, in der sich Veranstaltungsverpflegung planen lässt: von der Planung über Einkauf, Lagerung, Zubereitung und Ausgabe bis zu Abschluss und Weitergabe.
Handlungsfeld und Zeitpunkt bilden zwei Achsen, mit denen sich jede Entscheidung einer Phase zuordnen lässt.
Die Planung ist geteiltein Fact Sheet für den Caterer, ein zweites für die Kundenseite.
Jede Matrixzeile braucht einen Nachweis, der am Veranstaltungsende tatsächlich vorliegt.
Hygiene- und HACCP-Konzept, Belehrung nach § 43 IfSG und Allergeninformation gehören in die erste Phase und in die Nachweisspalte der Matrix.

Zwei Leitfäden, zwei Ordnungsachsen

Der Leitfaden für die nachhaltige Organisation von Veranstaltungen von Bundesumweltministerium und Umweltbundesamt erschien im August 2020 in vierter überarbeiteter Auflage. Er ordnet die Veranstaltung in Handlungsfelder: Mobilität, Veranstaltungsort und Unterbringung, Energie und Klima, temporäre Bauten, Beschaffung, Catering, Abfallmanagement, Wasser, Gastgeschenke.

Catering steht dort neben Abfallmanagement und Beschaffung. Diese Nachbarschaft erklärt, warum sich Entscheidungen überschneiden: Mehrweggeschirr berührt alle drei Felder zugleich.

Die Zeitachse liefert der Leitfaden zur Vermeidung von Lebensmittelabfällen im Catering. Seine zehn Fact Sheets richten sich an Tagungen und Messen, private Feiern und Firmenjubiläen. Handlungsfeld plus Zeitpunkt ergeben den Platz, an den eine Entscheidung gehört.

Die Phasen mit Vorlaufzeiten

Die Fact-Sheet-Reihe gibt die Reihenfolge vor. Die genannten Vorlaufzeiten sind Erfahrungswerte für eine eintägige Veranstaltung, keine Vorgabe der Leitfäden.

Zehn Fact Sheets als Ablaufreihe

Planung des Caterings
Unterstützung der Planung
Einkauf
Lagerung
Zubereitung
Ausgabe und Verbrauch
Geschirrrückgabe und Weitergabe

Planung und Bedarf, vier bis acht Wochen vorherAnlass, Ort, Dauer, Personenkreis und Ausgabeform klären, dazu das Hygienekonzept anfordern und die Belehrung nach § 43 IfSG prüfen.
Einkauf, zwei bis vier Wochen vorher: Produktgruppen, Herkunft, Fleischanteil und vegetarische Alternativen festlegen.
Lagerung und Zubereitung, in der Woche davorKapazitäten, Kühlkette und Personalplan prüfen.
Ausgabe und Verbrauch, am VeranstaltungstagAusgabestellen, Portionsgrößen, Nachschub und die Allergeninformation für das Ausgabepersonal regeln.
Geschirrrückgabe, Abschluss und Weitergabe, am Tag und danach: Rückgabeorte besetzen, Mengen zählen, Speisen übergeben.

Anforderungen und Budgetrahmen gehören in Phase eins, nicht in die Woche vor dem Termin. Wer zuerst das Menü festlegt, verhandelt später über Ausgabeform und Personal.

Menüplanung ist auch Abfallplanung. Die Abfallkennzahlen im Catering-Leitfaden stammen aus einer früheren Erhebung und geben eine damalige Größenordnung wieder.

Rechtliche Pflichten, die die Planung binden

Veranstaltungsverpflegung ist Umgang mit Lebensmitteln und damit lebensmittelrechtlich geregelt. Diese Pflichten gehören in Phase eins und in die Nachweisspalte der Matrix, nicht in die Woche vor dem Termin.

Hygiene und HACCP

Wer Speisen zubereitet oder ausgibt, braucht ein Hygienekonzept nach der Lebensmittelhygieneverordnung (LMHV) und ein HACCP-Konzept, das die kritischen Punkte von der Annahme über die Kühlkette bis zur Ausgabe festhält. Beide Unterlagen fordert der Auftraggeber beim Caterer an und hält sie während der Veranstaltung vor, damit sie bei einer Kontrolle vorgelegt werden können.

Belehrung nach § 43 IfSG

Wer mit offenen Lebensmitteln umgeht, braucht eine Belehrung nach § 43 des Infektionsschutzgesetzes (IfSG) durch das Gesundheitsamt und eine Bescheinigung darüber. Dazu kommen die Tätigkeitsverbote nach § 42 IfSG: Bei bestimmten ansteckenden Krankheiten oder infizierten Wunden an den Händen darf nicht mit Lebensmitteln umgegangen werden. Ob für alle eingesetzten Personen eine gültige Bescheinigung vorliegt, klärt die Personalplanung in Phase drei.

Allergene und Kennzeichnung

Nach der Lebensmittelinformations-Verordnung (LMIV) müssen Gäste Allergene und Zusatzstoffe erfahren können. Bei offen ausgegebenen Speisen trägt der Caterer eine Allergenliste, die zur Ausgabe passt; üblich sind ein Aushang an der Ausgabestelle oder ein Hinweis auf der Speisekarte, verbunden mit der Möglichkeit, beim Personal nachzufragen.

Zuständige Behörde

Zuständig ist die Lebensmittelüberwachung vor Ort, in Landkreisen und kreisfreien Städten meist das Veterinäramt oder das Ordnungsamt. Dort lässt sich vorab klären, welche Nachweise für eine Veranstaltung mit Speisenausgabe verlangt werden. Diese Rückfrage gehört in Phase eins und verhindert Auflagen am Veranstaltungstag.

Entscheidungsmatrix mit zwei Beispielzeilen

Die Matrix ist eine eigene Arbeitshilfe und kein Formular aus den Quellen. Sie verbindet Handlungsfeld und Zeitpunkt. Die vierte Spalte bindet jede Absicht an ein überprüfbares Ergebnis.

Handlungsfeld	Entscheidung	Beteiligte	Nachweis
Catering und Abfallmanagement	Mehrweggeschirr mit Rückgabestation statt Einweggeschirr	Caterer, Servicepersonal, Auftraggeber	Rückgabestation laut Plan, dokumentierte Rückgabemenge
Catering und Abfallmanagement	Weitergabe übrig gebliebener Speisen an eine benannte Stelle	Caterer, Auftraggeber	vorab benannte Abnehmerin oder Abnehmer, Übergabeprotokoll

Beide Zeilen sind Beispiele, keine Vorgaben. Mengen und Preise stehen in keiner der beiden Quellen, sie entstehen in jeder Veranstaltung neu. Portionsgrößen ergeben sich aus Personenzahl, Ausgabeform und den Erfahrungswerten früherer Termine, die Kosten aus diesen Mengen und den Preisen der eingeholten Angebote. Wer beides in der Matrix dokumentiert, plant die nächste Veranstaltung gegen den eigenen Wert statt gegen Annahmen.

Wer in welcher Phase wofür zuständig ist

Die Adressaten stehen in den Fact-Sheet-Titeln. Einkauf richtet sich nur an Caterer, Lagerung und Zubereitung an Caterer und Küchenpersonal, Ausgabe und Verbrauch zusätzlich an das Servicepersonal. Abschluss adressiert Caterer und Kundschaft, Weitergabe nur den Caterer.

Die Geschirrrückgabe dient laut Titel dem Sammeln von Informationen. Rückgabeorte und Rückgabezeiten liefern Daten darüber, wie viel ausgegeben und verbraucht wurde. Wer sie nicht erhebt, plant jede Veranstaltung neu nach Annahmen.

In Einkauf, Lagerung und Zubereitung prüft der Auftraggeber den Rahmen, nicht das Detail. Der Caterer legt Hygienekonzept und Allergenliste vor, die Kundenseite hält Menülinie, Ausschlüsse und Ausgabeform fest. Diese Arbeitsteilung macht die Vorgaben prüfbar und hält die Verantwortung dort, wo sie hingehört.

Nachweise zum Abschluss sammeln

Am Ende werden die Nachweise aus der vierten Spalte zusammengetragen. Bewährt hat sich eine kurze Liste:

tatsächliche Personenzahl im Verhältnis zur geplanten
ausgegebene und zurückgegebene Geschirrmenge
weitergegebene Speisen und ihr Umfang
Abweichungen vom Ablaufplan
offene Punkte für die nächste Veranstaltung

Die Liste ist eine eigene Empfehlung, kein Bestandteil der Leitfäden.

Häufige Fragen

Warum ist die Geschirrrückgabe ein eigener Planungsschritt?

Sie dient laut Fact-Sheet-Titel dem Sammeln von Informationen. Rückgabeorte und Rückgabezeiten liefern die Daten, mit denen sich die nächste Veranstaltung dimensionieren lässt.

Kann ich die Matrix unverändert übernehmen?

Nein, die Spaltenstruktur ist eine eigene Arbeitshilfe. Die Inhalte legt jede Planung selbst fest; Mengen und Preise geben die Leitfäden nicht vor. Die Nachweise zu Hygiene, Belehrung und Allergenen kommen aus dem Lebensmittelrecht und nicht aus den Leitfäden.

Liefern die Leitfäden Mengen- oder Kostenangaben?

Nein. Beide Leitfäden behandeln die Organisation und die Vermeidung von Lebensmittelabfällen. Für Mengen und Kosten braucht es eine eigene Kalkulation mit Kostenblöcken und einem Bewertungswerkzeug für Angebote.