Veranstaltungsverpflegung entlang der Catering-Phasen planen

Die Verpflegung einer Veranstaltung entsteht nicht in einem Zug. Sie entsteht aus einer Kette von Entscheidungen. Wer diese Kette strukturiert, kann jede Frage dem richtigen Planungsschritt zuordnen.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Der Leitfaden für die nachhaltige Organisation von Veranstaltungen behandelt Catering und Abfallmanagement als eigene Handlungsfelder neben Mobilität, Energie und Beschaffung.
• Der Catering-Leitfaden des Umweltbundesamts gliedert die Vermeidung von Lebensmittelabfällen in zehn Fact Sheets von der Planung bis zur Weitergabe übrig gebliebener Speisen.
• Eine Entscheidungsmatrix mit vier Spalten hält Handlungsfeld, Entscheidung, Beteiligte und Nachweis zusammen.

Zwei Dokumente, zwei Ordnungslogiken

Der Leitfaden des Bundesumweltministeriums und des Umweltbundesamts für die Bundesverwaltung liegt in vierter überarbeiteter Auflage aus August 2020 vor und umfasst 102 Seiten auf Deutsch. Er nennt unter anderem die Handlungsfelder Mobilität, Veranstaltungsort und Unterbringung, Energie und Klima, temporäre Bauten und Messestände, Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen, Catering, Abfallmanagement, Umgang mit Wasser sowie Gastgeschenke und Give-aways.

Catering steht dort also nicht allein. Es steht neben Abfallmanagement und Beschaffung. Das ist für die Planung wichtig, weil sich Entscheidungen überschneiden: Eine Mehrwegentscheidung beim Geschirr berührt alle drei Felder gleichzeitig.

Der zweite Bezugspunkt ist der Leitfaden zur Vermeidung von Lebensmittelabfällen im Catering. Er richtet sich laut Beschreibung an Tagungen und Messen, private Feiern und Firmenjubiläen und will praktische, leicht umsetzbare Ratschläge geben. Seine zehn Fact Sheets bilden eine Ablaufreihe.

Diese Reihe ist das eigentliche Planungsgerüst. Sie beginnt bei der Planung des Caterings und der Unterstützung dieser Planung. Sie führt über Einkauf, Lagerung, Zubereitung, Ausgabe, Verbrauch und Geschirrrückgabe bis zum Abschluss der Veranstaltung und zur Weitergabe übrig gebliebener Speisen.

Wer beide Dokumente nebeneinanderlegt, erhält zwei Achsen: das Handlungsfeld und den Zeitpunkt. Genau daraus entsteht die Zuordnung von Entscheidungen zu Planungsschritten.

Entscheidungsmatrix als Arbeitswerkzeug

Die Matrix ist kein Formular aus den Quellen. Sie ist eine eigene Arbeitshilfe, die die Handlungsfelder des Leitfadens mit der Fact-Sheet-Reihe verbindet. Sie hat vier Spalten.

Handlungsfeld: Catering, Abfallmanagement, Beschaffung, Energie, Wasser.

Typische Entscheidung: die konkrete Frage, die beantwortet werden muss.

Betroffene Beteiligte: wer mitentscheidet oder ausführt.

Zu prüfender Nachweis: woran später erkennbar ist, dass die Entscheidung umgesetzt wurde.

Die vierte Spalte ist der Kern. Sie zwingt dazu, jede Absicht an ein überprüfbares Ergebnis zu binden. Eine Absicht ohne Nachweis bleibt eine Absicht.

Bedarfsanalyse und Menüplanung

Die Bedarfsanalyse gehört an den Anfang, nicht in die Woche vor der Veranstaltung. Der Fact-Sheet-Name für die Planungsphase lautet übersetzt Planung des Caterings, gerichtet an Caterer. Das zweite Fact Sheet unterstützt die Catering-Planung auf Kundenseite.

Diese Aufteilung ist die wichtigste Strukturinformation des Leitfadens. Planung ist keine alleinige Aufgabe des Caterers. Die Kundschaft hat einen eigenen, benannten Beitrag.

Für die Menüplanung folgt daraus eine Reihenfolge: zuerst Anlass, Ort, Dauer und Personenkreis klären, dann Ausgabeform wählen, dann Menü festlegen. Wer das Menü zuerst festlegt, verhandelt später über Ausgabe und Personal.

Der Catering-Leitfaden nennt eine Kennzahl als Begründung: In privaten Haushalten in Deutschland fallen laut Leitfaden jährlich etwa 6,7 Millionen Tonnen Lebensmittelabfälle an, und rund ein Drittel aller außer Haus verzehrten Lebensmittel wird entsorgt. Beide Angaben stammen aus dem Leitfaden von 2016 und sind als damalige Größenordnung zu lesen.

Diese Zahl begründet, warum die Menüplanung nicht nur Geschmacksfrage ist. Sie entscheidet mit über die Abfallmenge, die am Ende entsteht.

Einkauf, Lagerung und Zubereitung

Diese drei Phasen tragen im Fact-Sheet-Titel jeweils einen ausdrücklichen Adressaten. Der Einkauf richtet sich laut Titel nur an Caterer, Lagerung und Zubereitung an Caterer und Küchenpersonal. Servicepersonal ist bei diesen drei Phasen nicht genannt. Die Kundschaft erscheint hier ebenfalls nicht als Adressat.

Für die Praxis hat das eine klare Folge: In diesen Phasen prüft die Kundschaft eher den Rahmen als das Detail. Sie legt fest, welche Anforderungen gelten. Die Umsetzung liegt beim Personal.

Sinnvolle Rahmeneinstellungen an dieser Stelle: regionale und saisonale Herkunft, Fleischanteil, vegetarische Alternativen, Umgang mit Überschüssen. Jede Einstellung gehört in die Matrix mit einem Nachweis, etwa einer Speiseplanvorgabe oder einer Liste zulässiger Produktgruppen.

Der Beitrag des Umweltbundesamts zur Gemeinschaftsverpflegung zeigt, dass diese Ausrichtung anspruchsvoll ist. Der Bericht zu Kantinen und Mensen analysiert die Marktsituation der Betriebs- und Hochschulgastronomie und verbindet eine wirtschaftlich angespannte Branchenlage mit wachsenden ökologischen Anforderungen. Aus Beispielen guter Praxis leitet er Handlungsempfehlungen ab.

Für die Veranstaltungsplanung ist daran weniger der Befund entscheidend als die Methode. Die Empfehlungen stammen aus Beispielen, nicht aus einer Erfolgsgarantie.

Ausgabe, Geschirrrückgabe und Weitergabe

Die Ausgabe ist die öffentlichste Phase. Hier zeigt sich, ob die vorherigen Entscheidungen tragen. Die Fact Sheets zur Ausgabe und zum Verbrauch richten sich an Caterer, Küchen- und Servicepersonal.

Die Geschirrrückgabe ist im Leitfaden kein Nebenthema. Sie hat ein eigenes Fact Sheet und dient laut Titel dem Sammeln von Informationen. Rückgabeorte und Rückgabezeiten liefern Daten darüber, wie viel tatsächlich ausgegeben und verbraucht wurde.

Wer diese Daten erhebt, kann die nächste Veranstaltung besser dimensionieren. Wer sie nicht erhebt, plant jede Veranstaltung neu auf Basis von Annahmen.

Die Weitergabe übrig gebliebener Speisen bildet ein eigenes Fact Sheet und richtet sich an Caterer. Sie ist damit eine geplante Phase, keine Restentscheidung am Abend. Wer Weitergabe will, klärt sie vorher.

Beispiel einer ausgefüllten Matrixzeile

Die folgende Zeile ist ein selbst erstelltes Beispiel, keine Vorgabe aus den Quellen. Angenommen wird eine eintägige Konferenz mit Mittagsausgabe, für die noch kein Mehrweggeschirr geklärt ist.

Spalte	Beispielinhalt
Handlungsfeld	Catering und Abfallmanagement
Typische Entscheidung	Mehrweggeschirr mit Rückgabe oder Einweggeschirr
Betroffene Beteiligte	Caterer, Servicepersonal, Auftraggeber
Zu prüfender Nachweis	Rückgabestation laut Plan und dokumentierte Rückgabemenge

Die Annahme betrifft nur die Ausgangslage. Sie enthält keine Mengen, keine Preise und keine Aussage über Genehmigungen, weil die erfassten Quellen dazu keine Angaben liefern.

Abschluss und Dokumentation

Das vorletzte Fact Sheet heißt Abschluss des Caterings und abschließende Verfahren und richtet sich an Caterer und Kundschaft. Das letzte Fact Sheet behandelt die Weitergabe übrig gebliebener Speisen und richtet sich nur an Caterer.

Der Abschluss ist der Punkt, an dem die vierte Matrixspalte bezahlt wird. Nachweise werden gesammelt, Abweichungen notiert, Rückgabemengen ausgewertet. Ohne diesen Schritt bleibt die Matrix ein Plan.

Sinnvolle Dokumentation am Veranstaltungsende:

• tatsächliche Personenzahl im Verhältnis zur geplanten
• ausgegebene und zurückgegebene Geschirrmenge
• weitergegebene Speisen und deren Umfang
• aufgetretene Abweichungen vom Ablaufplan
• offene Punkte für die nächste Veranstaltung

Diese Liste ist eine eigene Empfehlung. Sie ist kein Bestandteil der erfassten Leitfäden.

Häufige Fragen

Welche Phasen umfasst die Fact-Sheet-Reihe des Catering-Leitfadens?

Zehn Fact Sheets, die von der Planung des Caterings und der Unterstützung der Planung über Einkauf, Lagerung, Zubereitung, Ausgabe, Verbrauch und Geschirrrückgabe bis zum Abschluss der Veranstaltung und zur Weitergabe übrig gebliebener Speisen reichen.

Warum ist die Geschirrrückgabe ein eigenes Fact Sheet?

Weil sie laut Titel dem Sammeln von Informationen dient. Sie liefert damit Daten für die Dimensionierung der nächsten Veranstaltung.

Kann ich die Entscheidungsmatrix aus diesem Artikel unverändert übernehmen?

Nein. Die Spaltenstruktur ist eine eigene Arbeitshilfe. Die Inhalte muss jede Planung selbst festlegen, weil die erfassten Quellen keine Preise, Mengen oder Genehmigungsfragen behandeln.