Getränkeversorgung bei Veranstaltungen: Aufgaben von der Planung bis zum Abschluss

Das Wichtigste auf einen Blick

Getränke sind Teil des Handlungsfelds Catering

Der Leitfaden für die nachhaltige Organisation von Veranstaltungen nennt Catering und Abfallmanagement als zwei getrennte Handlungsfelder. Herausgegeben wird er vom Bundesumweltministerium und Umweltbundesamt für die Bundesverwaltung. Getränke gehören damit in das Catering-Handlungsfeld, nicht in die Abfallspalte. Wer ein Phasenband aufbaut, verliert diesen Bezug leicht, sobald er Getränke isoliert betrachtet. Besser bleibt die Zuordnung zum Catering sichtbar: Jede Aufgabe trägt zusätzlich ihre Fact-Sheet-Marke. Die Adressaten stammen aus dem Catering-Leitfaden zur Vermeidung von Lebensmittelabfällen.

Planung und Einkauf vor der Veranstaltung

Fact Sheet 1 behandelt die Planung des Caterings für Caterer. Fact Sheet 2 unterstützt dieselbe Planung aus Sicht der Kundschaft. Fact Sheet 3 widmet sich dem optimalen Einkauf für Caterer. Für Getränke entstehen hier drei Aufgabenlinien: Bedarf klären, Einkauf vorbereiten, Kundschaft einbinden. Wer diese Schritte überspringt, muss später während der Ausgabe reagieren. Das Phasenband beginnt also nicht mit der Theke, sondern mit der Planung. Die Kundschaft liefert dabei keine Ausführung, sondern die Grundlage für die Mengen- und Sortimentsentscheidung.

Konkret gehören in diese Phase: den Getränkebedarf aus Gästezahl, Dauer und Anlass der Veranstaltung ableiten, das Sortiment festlegen (Wasser, Softdrinks, Bier, Wein, Heißgetränke) und ausreichend alkoholfreie Alternativen einplanen, mit der Kundschaft abstimmen, welche Getränke sie selbst stellt und welche der Caterer einkauft, Getränke bestellen und Lieferzeiten mit dem Aufbau abstimmen sowie Zapfanlage und Ausschankgeschirr reservieren.

Zum Einkauf gehören außerdem die Verpackungsentscheidung – Mehrwegflaschen und -gläser statt Einweg – und die Kalkulation des Pfands, das später zurückgeholt wird. Prüfen Sie vor der Bestellung, welche Genehmigungen nötig sind: Wer gewerblich alkoholische Getränke an Gäste ausschenkt, braucht in der Regel eine Schankerlaubnis nach dem Gaststättengesetz (GastG). Wer Wasser ausschenkt, muss die Anforderungen der Trinkwasserverordnung (TrinkwV) einhalten, und wer Getränke ausgibt, braucht eine Hygieneschulung nach der Lebensmittelhygiene-Verordnung (LMHV).

Lagerung und Zubereitung in der Vorbereitungsphase

Fact Sheet 4 behandelt moderne Lagerung für Caterer und Küchenpersonal. Fact Sheet 5 behandelt die ideale Zubereitung für Caterer und Küchenpersonal. Beide Phasen tragen dieselbe Adressatenmarke, was die Übergabe zwischen Einkauf und Ausgabe vereinfacht. Getränke, die gelagert oder für die Ausgabe vorbereitet werden, fallen in genau diesen Abschnitt. Wer die Marke im Phasenband notiert, erkennt sofort, dass hier kein Servicepersonal zuständig ist. Diese Zuordnung stammt aus den Themenlisten der Fact-Sheet-Reihe des UBA-Catering-Leitfadens.

Für Getränke heißt das: die Kühlkette einhalten und Getränke kühl und dunkel lagern, Fässer, Zapfanlage und Kohlensäureversorgung aufstellen und vor dem Anstich prüfen, Gläser und Schankgefäße vorbereiten und sauber zwischenlagern, Heißgetränke erst unmittelbar vor der Ausgabe zubereiten und Nachlieferungen so einplanen, dass die Lagerwege den Gastronomiebereich nicht blockieren. Die Reinigung von Zapfanlage, Leitungen und Zapfhähnen gehört in diese Phase und nicht in die Ausgabe; verschmutzte Leitungen beeinträchtigen die Qualität des ausgeschenkten Biers.

Ausgabe, Verbrauch und Rückgabe während der Veranstaltung

Drei Fact Sheets begleiten den Veranstaltungstag selbst. Fact Sheet 6 betrifft die gut organisierte Ausgabe, Fact Sheet 7 den Verbrauch. Beide richten sich an Caterer, Küchen- und Servicepersonal. Fact Sheet 8 behandelt die Geschirrrückgabe als Informationsgewinnung, ebenfalls für diese drei Gruppen. Getränkeaufgaben verteilen sich hier also über drei Sheets, nicht über eines. Das ist der dichteste Abschnitt des Phasenbands. Die Rückgabe ist dabei kein Nebenprodukt, sondern eine Informationsquelle. Wer die Rückgabemenge erfasst, gewinnt Vergleichswerte für die nächste Planung.

Bei der Ausgabe übernimmt das Servicepersonal den Ausschank: Zapfanlage bedienen, Ausschankstellen besetzen, Getränke an der Theke und an den Tischen nachfüllen, Eis und Garnituren bereitstellen und die ausgegebene Menge im Blick behalten. Zum Verbrauch gehört, den tatsächlichen Getränkeverbrauch je Sorte mitzuschreiben, rechtzeitig nachzubestellen und Leergut sofort aus dem Ausgabebereich zu räumen. Bei der Rückgabe werden Mehrwegflaschen, Gläser und Fässer getrennt gesammelt, Pfandbelege gesichert und das zurückgegebene Geschirr an die Spülküche oder den Lieferanten weitergeleitet. Prüfen Sie am Ende, welche Getränke übrig geblieben sind und was davon noch verwendbar ist.

Abschluss der Veranstaltung

Fact Sheet 9 begleitet den Abschluss der Catering-Veranstaltung und die abschließenden Verfahren für Caterer und Kundschaft. Fact Sheet 10 regelt die Weitergabe übrig gebliebener Speisen nach der Veranstaltung für Caterer. Hier schließt sich das Phasenband. Für übrig gebliebene Speisen tragen Caterer die Verantwortung; die Kundschaft ist an dieser Stelle nicht mehr beteiligt.

Für Getränke umfasst der Abschluss: Leergut und Fässer zählen, Pfand zurückfordern und Pfandbelege mit dem Lieferanten abrechnen, den tatsächlichen Getränkeverbrauch auswerten und mit der Planung vergleichen, Zapfanlage und Ausschankgeschirr reinigen, abbauen und an den Verleih zurückgeben sowie übrig gebliebene Getränke mit der Kundschaft abrechnen oder übergeben. Getränkeaufgaben enden also nicht mit dem letzten Ausschank, sondern mit den abschließenden Verfahren. Prüfen Sie zum Abschluss, ob jede Aufgabe im Phasenband eine Adressatenmarke trägt.

Häufige Fragen

Welcher Phase lässt sich der Einkauf von Getränken zuordnen?

Fact Sheet 3 behandelt den optimalen Einkauf für Caterer. Er liegt damit vor der Lagerung und der Zubereitung.

Wer ist für die Ausgabe zuständig?

Fact Sheet 6 nennt Caterer, Küchen- und Servicepersonal gemeinsam als Adressaten der organisierten Ausgabe.

Wo steht die Geschirrrückgabe im Ablauf?

Fact Sheet 8 ordnet sie ebenfalls den drei genannten Gruppen zu und nutzt sie als Informationsgewinnung. Für Getränke bedeutet das, Mehrwegflaschen, Gläser und Fässer getrennt zu sammeln, das Pfand zu sichern und die zurückgegebenen Mengen für die nächste Planung auszuwerten.

Welche Genehmigung brauche ich für den Ausschank alkoholischer Getränke?

Wer gewerblich Alkohol an Gäste ausschenkt, braucht in der Regel eine Schankerlaubnis nach dem Gaststättengesetz (GastG). Planen Sie diese vor dem Einkauf ein.

Was gilt für Wasser und Hygiene?

Für ausgeschenktes Wasser gilt die Trinkwasserverordnung (TrinkwV); wer Getränke ausgibt, braucht eine Hygieneschulung nach der Lebensmittelhygiene-Verordnung (LMHV).