Betriebsverpflegung
Teil von Verpflegungsanbieter-Auswahl: Fünf Phasen im Überblick
Übergabeprotokoll für Catering und Personal bei Tagesevent mit Rollen und Abnahme
Ausgefülltes Übergabeprotokoll für eintägiges Catering- und Personalevent: Rollen, Abnahmekriterien und Störungsablauf als fiktives Beispiel.
Das Wichtigste auf einen Blick
Leistungen beschreiben
- Beschreiben Sie Leistungen nach Aufgabenbereich, nicht nach Anbietername.
- Trennen Sie Essensversorgung, Personalgestellung und angrenzende Services.
- Ordnen Sie jede Leistung einer erbringenden Einheit zu.
Leistungen und Zuständigkeiten
Der UBA-Leitfaden für nachhaltige Veranstaltungen führt Catering als eigenes Handlungsfeld, getrennt etwa von Beschaffung und Abfallmanagement. Die Messe Frankfurt beschreibt Catering und Personalservice als getrennte Servicebereiche, auch wenn ein Anbieter sie bündelt; Accente nennt dafür Hostessen, Servicekräfte, Baristas und Live-Köche.
Für das folgende Protokoll heißt das: Rollen getrennt erfassen, Abnahmen schriftlich festhalten. Als Fundstelle für alle drei Angaben dient die jeweils verlinkte Seite; maßgeblich ist der Stand, den sie ausweist.
Für ein eintägiges Firmenevent mit 80 Gästen ist das folgende Übergabeprotokoll ausgefüllt. Die Spalte Zeitfenster nennt Musterwerte, die sich nach Anlieferung, Gästezahl und Programmlauf richten. Jede Zeile braucht eine übergebende und eine übernehmende Person, sonst bleibt die Zuordnung offen.
| Funktion | Übergabe durch | Übernahme durch | Zeitfenster | Abnahmekriterium |
|---|---|---|---|---|
| Kühllager und Warenannahme | Küchenleitung des Caterers | Veranstaltungsleitung | 06:30 bis 08:00 Uhr | Temperaturprotokoll liegt vor, gelieferte Menge entspricht dem Lieferschein |
| Ausgabestation und Warmhaltebereich | Küchenleitung des Caterers | Veranstaltungsleitung | 11:30 bis 14:30 Uhr | Alle geplanten Speisen sind ausgegeben, der Warmhaltebereich ist gereinigt |
| Servicepersonal und Schichtwechsel | Personaleinsatzleitung | Veranstaltungsleitung | 10:00 bis 16:00 Uhr | Namensliste ist abgeglichen, Ersatzpersonal ist benannt und erreichbar |
| Abfalltrennung und Entsorgungsfläche | Caterer | Entsorgungsdienstleister | 21:00 bis 22:00 Uhr | Behälter sind korrekt befüllt und verschlossen, Übergabeprotokoll ist unterschrieben und abgelegt |
Notieren Sie Abweichungen mit Uhrzeit und Namen der übergebenden Person. Prüfen Sie vor der Unterschrift, ob Zeitfenster, Mengen und Ansprechpartner vollständig sind.
Ablauf bei Störungen, Muster für Ihr Protokoll
- PersonalausfallDie Veranstaltungsleitung informiert zuerst die Personaleinsatzleitung. Diese meldet innerhalb von 15 Minuten, ob Ersatz kommt. Kommt kein Ersatz, übernimmt die Schichtleitung die Aufgabe und dokumentiert das im Tagesbericht.
- Warmhaltetechnik: Die Küchenleitung informiert sofort die Veranstaltungsleitung. Beide entscheiden gemeinsam, ob auf Kaltverpflegung umgestellt wird. Die Umstellung wird im Tagesbericht vermerkt.
Am Veranstaltungstag ist um 07:30 Uhr die Warenannahme durch die Küchenleitung erfolgt. Die Veranstaltungsleitung hat um 08:15 Uhr das Temperaturprotokoll geprüft und die Menge gegen den Lieferschein abgeglichen. Als Folgemaßnahme ist die Nachbesprechung drei Tage später um 10:00 Uhr notiert. Unterschrieben haben die Küchenleitung und die Veranstaltungsleitung.
Der UBA-Bericht zu Kantinen und Mensen nennt eine Ausrichtung des Verpflegungsangebots in Richtung Umweltverträglichkeit, Gesundheitsförderung und Gastorientierung. Diese drei Zieldimensionen können Sie im Protokoll nutzen, um festzuhalten, wer den Menüplan liefert, wer den Rückmeldeweg der Gäste betreut und wer Beschaffungsangaben prüft.
Grenzen des Beispiels
Das ausgefüllte Protokoll ist ein fiktives Beispiel und kein Vertrag. Laufzeit, Kündigung, Preisanpassung, Haftung und Versicherung sind darin nicht geregelt. Passen Sie Rollen, Zeiten und Kriterien an Ihre eigene Veranstaltung an.
Häufige Fragen
Warum sollte ich Catering und Personal getrennt beschreiben?
Weil beide Leistungen unterschiedliche Ergebnisse haben. Eine getrennte Beschreibung macht sichtbar, welche Einheit wofür verantwortlich ist.
Gehören Raum, Technik und Logistik zum Verpflegungsvertrag?
Das legen Sie fest. Die Messe Frankfurt führt solche Bereiche als eigene Services, nicht als Teil der Gastronomie.
Reicht eine Leistungstabelle als Vertrag?
Nein. Die Tabelle ordnet nur Leistungen zu. Welche Vertragsregeln fehlen, steht im Abschnitt Grenzen des Beispiels.
