Wechsel des Verpflegungsanbieters: Zeitplan und Übergangsorganisation

Das Wichtigste auf einen Blick

Frist zuerst, Verhandlung danach

Der häufigste Fehler ist die späte Fristenprüfung. Wer erst nach Ablauf der Kündigungsfrist handelt, verliert die Wahlfreiheit. Die Bundesnetzagentur empfiehlt für Telekommunikationsverträge, den Anbieterwechsel möglichst frühzeitig zu planen und die Kündigungsfrist zu beachten, die sich in den Vertragsunterlagen und auf der Rechnung findet. Der Hinweis dient hier nur als Planungsanalogie, nicht als Rechtsregel für Verpflegungsverträge.

Suchen Sie in Ihren Unterlagen nach diesen vier Angaben: Vertragslaufzeit, Kündigungsfrist, Form der Kündigung und Datum des Vertragsendes. Notieren Sie die Frist als konkretes Datum im Kalender, nicht als Wochenzahl.

Übliche Fristen und Vorlaufzeiten

Typische Kündigungsfristen in Verpflegungsverträgen liegen bei drei bis sechs Monaten zum Vertragsende, bei langlaufenden Großverträgen auch bei zwölf Monaten. Verbindlich ist allein Ihre Vereinbarung. Für die Anbieterauswahl planen Sie zusätzlich vier bis sechs Monate Vorlauf ein, weil Angebote, Probetage und Dienstpläne Zeit brauchen.

Rechtliche Einordnung des Vertrags

Für Verpflegungsverträge gilt das BGB, nicht das Telekommunikationsrecht. Ob Dienstvertrag (§§ 611 ff. BGB) oder Werkvertrag (§§ 631 ff. BGB), entscheidet über Mängelrechte, Abnahme und Kündigung.

Prüfen Sie Leistungsverzeichnis, Abnahmeregelung und Haftungsklauseln. Bei öffentlichen Auftraggebern greift ab dem EU-Schwellenwert das Vergaberecht, darunter die Vergabeordnungen von Bund und Ländern.

Fünf Abschnitte mit Zuständigkeit und Ergebnis

Die fünf Abschnitte sind ein redaktioneller Planungsvorschlag, kein Rechtsanspruch. Passen Sie die Reihenfolge an Ihre Vertragslage an.

Beispielzeitplan mit konkreten Daten

Beispiel: Vertragsende am 31.12., Kündigungsfrist sechs Monate, die Kündigung muss also bis 30.06. zugehen. Die Auswahlphase beginnt spätestens zwölf Wochen vor Vertragsende.

Übergang ohne Versorgungslücke

Klären Sie Ansprechpartner, Lieferadresse, Ausgabezeiten und Rechnungsweg, bevor der alte Vertrag endet. Stimmen diese Angaben nicht überein, entstehen Verzögerungen genau in der Woche, in der niemand sie braucht.

Für die Übergangsphase brauchen Sie drei Festlegungen. Erstens: Wer versorgt, wenn der alte Anbieter früher endet als geplant? Zweitens: Welche Ausgabezeiten gelten übergangsweise? Drittens: Wer gibt bei Störungen Auskunft?

Als Zwischenlösung kommen eine Verlängerung des alten Vertrags um drei Monate, ein regionaler Partyservice, eine Küche im Nachbarbetrieb oder ein Lieferdienst für Tiefkühlmenüs in Frage. Die Freigabe liegt bei der Betriebsleitung, die auch die Mehrkosten prüft.

Prüfen Sie, ob der neue Vertrag Catering und Personalservice getrennt ausweist. Ein gebündelter Anbieter kann beide Bereiche abdecken: Die Messe Frankfurt beschreibt, dass sie mit Veranstaltern ein Servicekonzept erarbeitet und ihre Gastronomie-Tochter Accente Catering sowie Personal aus einer Hand anbietet. Verlangen Sie getrennte Positionen für Speisen, Service und Ausstattung, sonst bleibt der Preisvergleich wertlos.

Kosten und Angebote vergleichen

Fordern Sie von jedem Anbieter dieselben Kostenpositionen an: Preis pro Essen, Personalkosten für Service und Ausgabe, Anlieferung, Ausstattung und Spülung sowie Getränke. Sonst lassen sich Angebote nicht vergleichen.

Rechenbeispiel mit fiktiven Preisen: 250 Essen an 220 Arbeitstagen sind 55.000 Essen im Jahr, dazu 46 Lieferwochen.

Anbieter B hat den niedrigsten Essenspreis, liegt bei den Jahreskosten aber über Anbieter A. Prüfen Sie zusätzlich Preisgleitklauseln, Laufzeit und Verlängerungsautomatik, weil sie die Kosten über die Vertragslaufzeit stärker bewegen als der Startpreis.

Prüfphase nach dem Wechsel

Die ersten Wochen sind Prüfphase, nicht Gewöhnung. Der Bericht des Umweltbundesamts empfiehlt, Verpflegungsangebote an Umweltverträglichkeit, Gesundheitsförderung und Gastorientierung auszurichten. Nutzen Sie diese drei Dimensionen als Prüfmaßstab: Liefert der neue Anbieter den vereinbarten Menü- und Beschaffungsplan? Entsprechen die Ausgabezeiten dem Betriebsablauf? Funktioniert der Rückmeldeweg?

Keine dieser Fragen beweist eine Wirkung. Sie prüfen die Umsetzung, nicht das Ergebnis. Beispiel: Wenn Sie für die Prüfphase drei Wochen ansetzen und pro Woche eine Rückmeldung einsammeln, erhalten Sie drei Beobachtungen. Das ist eine Stichprobe, kein Nachweis der Anbieterqualität. Setzen Sie das Ende der Prüfphase als Termin und vereinbaren Sie, wer die Rückmeldungen auswertet.

Häufige Fragen