Betriebsverpflegung
Teil von Veranstaltungsverpflegung planen: Phasen, Recht, Nachweise
Catering-Anfrage für Veranstaltungen: Themen nach dem UBA-Catering-Leitfaden gliedern
Eine Catering-Anfrage für Veranstaltungen nach den zehn Fact-Sheet-Themen des UBA-Catering-Leitfadens gliedern und Punkte den Rollen zuordnen.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Der UBA-Catering-Leitfaden trennt die Planung in zehn Fact Sheets und weist einzelne Themen ausdrücklich Caterern, Küchen- und Servicepersonal oder der Kundschaft zu.
- Ihre Anfrage wird vergleichbar, wenn Sie jede Position dieser Zuordnung folgen lassen und offene Punkte der Gegenseite benennen.
- Der Leitfaden erschien im Oktober 2016 und umfasst 36 Seiten; die Fact Sheets 1 bis 10 liegen einzeln als PDF vor.
Warum die Anfrage der Planung folgt
Wer Angebote vergleichen will, muss vorher wissen, welche Themen der Caterer überhaupt entscheiden darf und welche bei der Kundschaft bleiben. Der Leitfaden zur Vermeidung von Lebensmittelabfällen im Catering gliedert die Planung deshalb in zehn Fact Sheets. Jedes trägt eine Adressatenzuweisung, also die Angabe, ob es sich an Caterer, Küchen- und Servicepersonal oder die Kundschaft richtet. Diese Zuordnung ist die Grundlage einer brauchbaren Anfrage.
Der Leitfaden erschien im Oktober 2016, umfasst 36 Seiten und behandelt Konferenzen, Messen, private Feiern und Firmenjubiläen. Die einzelnen Fact Sheets liegen als getrennte PDF-Dateien vor. Auffällig ist die Zweiteilung gleich zu Beginn: Fact Sheet 1 behandelt die Planung durch den Caterer, Fact Sheet 2 die Unterstützung dieser Planung durch die Kundschaft. Eine Anfrage, die beide Rollen vermischt, erzeugt Angebote, die schwer nebeneinander zu legen sind.
Die Themen der Fact Sheets als Anfragegliederung
Die Reihe ist chronologisch aufgebaut, und diese Reihenfolge lässt sich direkt als Gliederung übernehmen. Für den Einkauf und die Vorbereitung sind drei Fact Sheets ausgewiesen: Fact Sheet 3 zum optimalen Einkauf, Fact Sheet 4 zur modernen Lagerung und Fact Sheet 5 zur idealen Zubereitung. Fact Sheet 3 ist den Caterern zugeordnet, die Fact Sheets 4 und 5 ausdrücklich Caterern und Küchenpersonal.
Fact Sheets als Anfragegliederung
- 1-2Planung und Unterstützung
- 3-5Einkauf, Lagerung, Zubereitung
- 6-8Ausgabe, Verbrauch, Geschirrrückgabe
- 9Abschließende Verfahren
- 10Weitergabe übrig gebliebener Speisen
Für den Veranstaltungstag selbst nennt der Leitfaden Fact Sheet 6 zur gut organisierten Ausgabe, Fact Sheet 7 zum Verbrauch und Fact Sheet 8 zur Geschirrrückgabe als Informationsquelle. Alle drei richten sich an Caterer, Küchen- und Servicepersonal. Die Anfrage sollte hier nach Ablauf fragen, nicht nur nach Speisen. Den Abschluss bilden Fact Sheet 9 zu den abschließenden Verfahren, gerichtet an Caterer und Kundschaft, sowie Fact Sheet 10 zur Weitergabe übrig gebliebener Speisen, gerichtet an Caterer.
| Fact-Sheet-Thema | dokumentierte Adressaten | Was Sie in der Anfrage klären |
|---|---|---|
| Planung, Unterstützung der Planung | Caterer bzw. Kundschaft | Wer entscheidet über Menü und Ablauf, welche Vorgaben machen Sie |
| Einkauf, Lagerung, Zubereitung | Caterer; Küchenpersonal | Herkunft, Lagerkapazität vor Ort, Zubereitung im Zelt oder in fester Küche |
| Ausgabe, Verbrauch, Geschirrrückgabe | Caterer, Küchen- und Servicepersonal | Zeitfenster, Personalbedarf, Rückgabestation, Erfassung von Rückläufen |
| Abschluss, Weitergabe übrig gebliebener Speisen | Caterer und Kundschaft bzw. Caterer | Abbau, Übergabe, Verbleib nicht ausgegebener Speisen |
Der Leitfaden für die nachhaltige Organisation von Veranstaltungen nennt Catering und die Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen als getrennte Handlungsfelder. Er empfiehlt, Umweltbelange und Nachhaltigkeitsaspekte frühzeitig in die Planung einzubeziehen. In der Anfrage bedeutet das eine schlichte Frage nach Herkunft, Verpackung und Umgang mit Resten, nicht eine Grundsatzdebatte.
Was auf Ihrer Seite vorab zu klären ist
Zu den Kundenthemen gehören nach der Zuordnung des Leitfadens die Unterstützung der Planung (Fact Sheet 2) und der Abschluss der Veranstaltung (Fact Sheet 9, für Caterer und Kundschaft). Die Weitergabe übrig gebliebener Speisen (Fact Sheet 10) ist dem Caterer zugeordnet.
Klären Sie deshalb vor dem Versand: Anlass und Datum, Ort mit Anlieferung und Küchenzugang, Beginn und Ende, geplante Teilnehmerzahl mit Rückmeldefrist, gewünschte Ausgabeform sowie Ihre Vorgaben zu Herkunft und zum Verbleib übrig gebliebener Speisen. Formulieren Sie bei jedem Punkt, ob er verbindlich oder verhandelbar ist.
Vor dem Versand klären
- Anlass, Datum, Ort, Anlieferzeiten
- Teilnehmerzahl, Rückmeldefrist, Ausgabezeitraum
- Küchen- oder Zeltlösung, Strom, Wasser
- Ausgabeform und Personaleinsatz
- Verbleib übrig gebliebener Speisen
- Rückgabe des Geschirrs
Diese Liste ist eine eigene Arbeitshilfe aus den dokumentierten Fact-Sheet-Themen. Bitten Sie in Ihrer Anfrage um Preise je Leistungsposition. So können Sie Angebote mit unterschiedlichen Menüs und Abläufen vergleichen.
