Betriebsverpflegung
Teil von Hygiene in der Verpflegung organisieren: HACCP, Rollen und Eigenkontrollen
Externe Dienstleister in der Küche: Nachweisübergabe im Hygienevertrag regeln
Hygienevertrag mit Fremdfirmen in der Küche: Wer welchen Nachweis liefert, was Sie zu Frist, Format und Meldeweg vertraglich festlegen und was bei Lücken gilt.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Die Hauptverantwortung für Lebensmittelsicherheit bleibt beim Betreiber; ein Hygienevertrag verlagert sie nicht.
- Die IfSG-Belehrungspflicht trifft den jeweiligen Arbeitgeber, bei einer Fremdfirma also deren Arbeitgeber.
- Fristen und Format der Nachweisübergabe legen Sie vertraglich fest; eine gesetzliche Vorgabe dazu nennen die behandelten Vorschriften nicht.
- Ein Abgrenzungspapier mit Übergabefrist, Format, Sprache und Meldeweg schafft Klarheit, bevor die Fremdfirma beginnt.
Was der Vertrag nicht abwälzt
Die Verantwortung gegenüber der Aufsichtsbehörde bleibt beim Betreiber. Nach der Verordnung (EG) Nr. 852/2004 liegt die Hauptverantwortung für die Sicherheit eines Lebensmittels beim Lebensmittelunternehmer. Nach Artikel 3 müssen Sie auf allen Stufen unter Ihrer Kontrolle die Hygienevorschriften erfüllen.
Sie können eine Reinigungsfirma beauftragen, Schädlingsmonitoring auslagern oder Wartungsarbeiten vergeben. Ein Vertrag kann Pflichten übertragen, aber keine Haftung gegenüber der Behörde ersetzen. Für die laufende Zusammenarbeit hilft es, den Anbieter im laufenden Betrieb steuern.
Wer welchen Nachweis schuldet
Der Nachweis gehört zu dem, der die Pflicht trägt. Bei Reinigung, Temperatur und Schädlingsmonitoring bleibt das der Betreiber, bei der IfSG-Belehrung der jeweilige Arbeitgeber. Die Übersicht ordnet fünf Unterlagen zu und nennt, was der Vertrag zusichern sollte.
| Unterlage | Pflicht liegt bei | Im Vertrag zusichern |
|---|---|---|
| Reinigungs- und Desinfektionsplan | Betreiber, im Berliner Merkblatt als Basisdokument genannt | Abzeichnung des Plans, Übergabe an die Betriebsleitung |
| Temperaturaufzeichnung | Betreiber (Art. 4 Abs. 3 lit. c, Anhang II Kap. IX Nr. 5) | Meldeweg bei Abweichungen |
| Schädlingsmonitoring-Protokoll | Betreiber, Verfahren nach Kapitel IX Nr. 4 | Übergabe laut Vertrag an die Betriebsleitung |
| Unterweisungsnachweis der Fremdfirmen-Mitarbeiter | Lebensmittelunternehmer (Anhang II Kap. XII) | Nachweis bei Einsatzbeginn |
| IfSG-Bescheinigung und Belehrungsdokumentation | jeweiliger Arbeitgeber (§ 43 IfSG) | Vorlage auf Anforderung |
Die Tabelle ist eine eigene Arbeitshilfe, keine gesetzliche Vorgabe. Zeilen und Zusicherungen sind frei gewählt und lassen sich an den Einzelfall anpassen. Bei den ersten drei Zeilen führt die Fremdfirma Arbeiten aus, die Unterlagen dazu gehören aber in Ihre Eigenkontrolle.
Belehrung und Bescheinigung beim Arbeitgeber der Person
Die IfSG-Belehrung liegt beim Arbeitgeber der eingesetzten Person. Bei einer Fremdfirma ist das deren Arbeitgeber, nicht Ihr Betrieb. Sie sollten sich dennoch vertraglich zusichern lassen, dass die Nachweise auf Anforderung vorgelegt werden.
§ 43 IfSG verpflichtet den Arbeitgeber, seine Beschäftigten nach Aufnahme der Tätigkeit und danach alle zwei Jahre zu belehren. Nach § 43 Absatz 5 IfSG sind die Bescheinigung und die letzte Dokumentation der Belehrung beim Arbeitgeber aufzubewahren. Auf Verlangen legt er sie der zuständigen Behörde vor.
Wer überhaupt in Küchen von Gaststätten und Einrichtungen mit Gemeinschaftsverpflegung tätig sein darf, ergibt sich aus § 42 IfSG. Dort sind die Tätigkeitsverbote und die betroffenen Krankheitserreger benannt. Der private hauswirtschaftliche Bereich ist ausgenommen.
Für die Unterweisung gilt eine andere Rollenverteilung. Nach Anhang II Kapitel XII muss der Lebensmittelunternehmer gewährleisten, dass Betriebsangestellte, die mit Lebensmitteln umgehen, entsprechend ihrer Tätigkeit unterwiesen und geschult werden. Ob die Fremdfirma diese Unterweisung durchführt oder Sie selbst, ist frei vereinbar. Verantwortlich für das Ergebnis bleiben Sie.
Übergabe im Abgrenzungspapier festlegen
Ein kurzes Abgrenzungspapier regelt die Übergabe der Nachweise. Es umfasst Übergabefrist, Format, Sprache der Unterlagen und Meldeweg bei Abweichungen. Diese vier Punkte können Sie frei festlegen.
- Übergabefrist je Unterlage, zum Beispiel bei Einsatzbeginn
- FormatPapier oder digital
- Sprache der Unterlagen
- Meldeweg bei Abweichungen
- Empfänger im Betrieb, etwa die Betriebsleitung
Das Berliner Merkblatt "Betriebliche Eigenkontrollen" (Bezirksamt Pankow, Stand 01/2025) nennt als Basisdokumente unter anderem Zuständigkeiten, Wareneingang und Temperaturkontrollen, Reinigungs- und Desinfektionspläne, Personalhygiene- und Schädlingsmonitoring-Dokumente. Es empfiehlt, HACCP-Dokumente mindestens ein Jahr aufzubewahren. Das ist eine Empfehlung, keine gesetzliche Frist.
Das Merkblatt bezeichnet sich selbst als Informationshilfe ohne Vollständigkeitsanspruch. Es ersetzt daher weder den Vertrag noch die Abstimmung mit der zuständigen Behörde. Wie Betriebe ihre Hygiene insgesamt organisieren, also mit Rollen, Eigenkontrollen und Temperaturen, ist ein eigenes Thema.
Wenn ein Nachweis fehlt
Fehlt ein Nachweis, entscheidet der Vertrag über das Vorgehen. Gesetzlich vorgeschrieben ist weder eine Nachfrist noch ein Eskalationsverfahren. Halten Sie beides daher schriftlich fest, bevor die Fremdfirma ihre Arbeit aufnimmt.
- Den fehlenden Nachweis schriftlich anfordern und die vereinbarte Übergabefrist nennen.
- Die im Vertrag festgelegte Nachfrist setzen.
- Den Vorgang über den vereinbarten Meldeweg an die Betriebsleitung eskalieren.
- Anforderung, Antwort und Ergebnis dokumentieren, damit die Unterlagen bei einer Kontrolle verfügbar sind.
Bei der IfSG-Bescheinigung belastet § 43 Absatz 5 ohnehin den jeweiligen Arbeitgeber. Für die übrigen Nachweise bleiben Sie gegenüber der Behörde verantwortlich, auch wenn die Fremdfirma sie liefern sollte. Die Eskalationsstufen im Vertrag schützen deshalb vor allem Ihre eigene Nachweisführung.
Häufige Fragen
Muss die Fremdfirma ihre Mitarbeiter selbst unterweisen?
Anhang II Kapitel XII verlangt Unterweisung und Schulung der Personen, die mit Lebensmitteln umgehen. Verantwortlich bleibt der Lebensmittelunternehmer; die konkrete Durchführung ist übertragbar.
Gibt es eine gesetzliche Frist für die Übergabe?
Für die Übergabe nennen die behandelten Vorschriften keine Frist. Sie vereinbaren Frist, Format, Sprache und Meldeweg im Vertrag.
Wer bewahrt die Belehrungsdokumentation auf?
Nach § 43 Absatz 5 IfSG der Arbeitgeber der jeweiligen Person. Bei einer Fremdfirma ist das deren Arbeitgeber, auf Anforderung legt er die Unterlagen vor.
Reicht ein Ordner mit Nachweisen bei der Kontrolle?
Die Unterlagen müssen verfügbar sein. Nach § 43 IfSG sind Bescheinigung und letzte Belehrungsdokumentation an der Betriebsstätte vorzulegen. Für HACCP-Dokumente gilt die Empfehlung von mindestens einem Jahr Aufbewahrung.
